La solution facilite l’accès aux fonds documentaires et simplifie la gestion du processus archivistique. Tous les outils nécessaires à la collecte, au traitement, à la conservation et à la communication des documents, sont disponibles dans la Solution Hyperdhoc Archive.

Indexer et classer les archives

La gestion des archives physiques et électroniques est prise en charge par le logiciel. La saisie des informations, liées au bordereau de versement, est réalisée en accord avec la réglementation en vigueur. Chaque bordereau de versement peut être complété par l’archiviste ou le correspondant archives.

La sélection d'une rubrique, issue du tableau de gestion, permet de classer chaque boîte d’archives. Les informations sur le sort final, la durée d'utilité administrative et le délai de communicabilité sont automatiquement associés à chaque boîte, dossier et document d'archives. Il est possible d'associer des champs complémentaires pour spécifier chaque bordereau de versement.

Assurer la conservation des archives

Hyperdhoc Archive permet aux archivistes de consulter et gérer plusieurs sites et magasins de conservation. Ces espaces sont organisés par site, magasin, épi, travée et tablette. Les espaces disponibles et occupés sont consultables dans chacun des espaces de conservation, sous la forme d'un graphique. L'archiviste peut consulter l'ensemble des archives stockées dans ces magasins.

Il est également possible de déplacer une ou plusieurs boîtes d'archives dans un autre espace de conservation. Ce mouvement est tracé et met à jour automatiquement le récolement disponible dans le logiciel.

Contrôler la destruction des documents

Au terme de leur durée d'utilité administrative, les archives à détruire sont traitées sous la forme d'une campagne de proposition de destruction. Un bordereau de destruction est automatiquement généré et modifiable par l'archiviste. Ce bordereau peut être envoyé sous le format papier et électronique, au service producteur et/ou au service de contrôle (par exemple les Archives Départementales). Après la validation du bordereau et la clôture de la campagne, un bordereau de destruction physique des archives peut être imprimable et téléchargeable.

Recherche simple et guidée

La recherche simple est disponible sous la forme d'une barre de recherche, de type « Google ». Les formulaires de recherche permettent d'aider les utilisateurs à retrouver les archives physiques et électroniques. La recherche peut être réalisée à partir d'un mot-clé, un service producteur, jusqu'au contenu du document. Chaque formulaire de recherche peut s’adapter au profil d’utilisateur connecté (lecteur, service-versant, archiviste). Les documents électroniques et numérisés sont accessibles à partir d’un lien. Les résultats de recherche sont exportables sous le format Excel, PDF, XML et Word.

Communication et droits d'accès

Le système d'emprunt et de consultation est accessible aux utilisateurs habilités. Les demandes de prêt et de communication sont gérées en ligne, de la réception de la demande, jusqu'au retour des documents au service des archives. La communication des documents est contrôlée et conforme au RGPD. L'historique de prêt de chaque boîte et dossier d'archives est consultable. Il est également possible de savoir qui a emprunté ou consulté un document. Un "fantôme" et un bordereau de prêt sont à la disposition de l'archiviste lors du processus de prêt.

Sécurité et traçabilité des documents

Avec une traçabilité des mouvements, le logiciel assure un suivi complet des opérations de versement, d'indexation, d'élimination des archives, des mouvements de stock et des demandes de communication.

L'archiviste peut consulter à tout moment les modifications, ajouts et suppressions d'une boîte ou d'un dossier d'archives. Différents profils d’utilisateurs, sont proposés : l'administrateur, l'archiviste, le correspondant-archives, le lecteur. Ces rôles permettent d’harmoniser, d’assurer la confidentialité et de s’adapter aux missions de chaque utilisateur. L'administration des droits est possible à partir du profil de l'administrateur.

Gérer les correspondants

Si vous disposez ou mettez en place un réseau de correspondants, le référent peut verser pour le compte d’autrui dans son service. Il peut également verser les archives au nom de plusieurs services. Le référent archives complète en toute autonomie les bordereaux de versement. Le bordereau est ensuite transféré au service des archives. L’archiviste peut accepter ou refuser en ligne la proposition de versement envoyée.