Logiciels de Gestion et protection des données (RGPD)

Logiciels de Gestion et protection des données (RGPD) : guide d'achat

Qu'est-ce qu'un logiciel RGPD en ligne?

Définition

Le logiciel RGPD est une solution informatique qui permet de se mettre en conformité avec les lois imposées par le règlement général sur la protection des données traitées. Avec ce logiciel, toutes les informations sur les clients et le personnel ne peuvent être divulguées ni traitées sans leur consentement, comme stipulé dans le RGPD. 

Comment ça marche ?

L’outil prend en charge automatiquement les registres des traitements ainsi que le respect de la vie privée du personnel et des clients. Il assure également l’élaboration des preuves demandées par l’autorité de contrôle afin d'assurer la sécurité informatique. Pour cela, le logiciel propose au délégué de la protection des données une interface simple d’utilisation pour l’aider à réaliser toutes ces tâches, le but étant de suivre de près l’ensemble des analyses d'impact de l’entreprise, selon les demandes de la CNIL.

Pour l’utilisation du logiciel, deux options s’offrent à l’entreprise. La première est une version à télécharger et à installer sur les postes. La deuxième se déploie sur les serveurs de la structure. Dans les deux cas, un abonnement est toujours nécessaire pour assurer la mise en conformité de la protection de la vie privée.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel RGPD SaaS ?

La cartographie des traitements des données  

Ce genre de logiciel doit réussir à cartographier automatiquement les traitements de toutes les données d’une structure. L’outil va alors recenser en détail chaque action numérique mise en œuvre par l’entreprise, sans oublier aucune information afin d’assurer le respect de la législation en vigueur. S’ensuit un registre clair et net sur toutes les activités établies par l’organisation : les coordonnées des sous-traitants, les finalités des collectes de données diverses, l’emplacement de ces données… Ce registre comprend également les consentements des personnes impliquées pour prouver la transparence des associations. 

L’identification des données sensibles 

Selon le RGPD, toutes les données sensibles ne peuvent être exploitées sans le consentement verbal et écrit de la personne concernée. Le logiciel va classer ces informations afin d’empêcher quiconque d’y accéder sans autorisation. Dans le cas où un tiers essaie d’utiliser les informations sécurisées sans le savoir, le logiciel va envoyer une alerte pour éviter toute fraude et donc éviter une violation de données.  

La gestion des droits et demandes

Dans le cadre de la protection des données personnelles, le consentement de la personne concernée est indispensable. Elle doit manifester de façon très claire son accord pour pouvoir utiliser les informations la concernant. Pour gérer ces consentements, le logiciel fournit un tableau de bord. Celui-ci sera accessible à l’individu pour qu’il puisse le modifier à sa convenance. Cet accès comprend également les oppositions et l’oubli. Ainsi, pour collecter, piloter et traiter les données, il faut mettre en place un logiciel qui répond à la nouvelle réglementation et de fait qui est conforme au règlement du droit national.

Qui utilise un logiciel RGPD en ligne ?

Cette législation s’applique à toutes les structures qui traitent et conservent des données sur des citoyens européens. Ce genre de logiciel s’adresse à toutes les organisations/ organismes publics concernés par cette réglementation. Il est également dédié aux établissements dont l’exercice nécessite le traitement d’informations telles que les fiches médicales. Même si les associations appartiennent à un pays en dehors de l’Union européenne, tant qu’ils ont un client ou un salarié européen, un logiciel RGPD leur sera toujours utile pour la gestion des données collectées. 

Pourquoi utiliser un logiciel RGPD en entreprise ? 

Un logiciel pour votre DPO (data protection officer, délégué à la protection des données) — ou une solution intégrant un DPO — est indispensable pour constituer les documents obligatoires, c’est-à-dire les preuves que la CNIL, autorité de contrôle en France, peut vous demander à tout moment pour justifier les tâches qui relèvent de la responsabilité du DPO.

Avantages

• L’analyse d’impact relative à la protection des données DPIA (Data Protection Impact Assessment, appelée aussi PIA par la CNIL),
• Tenir le registre des traitements des données personnelles,
• Conserver les preuves de consentement des utilisateurs ou clients comme les textes de la loi l’obligent,
• Lister les applications et services qui interagissent à chaque étape de traitement informatique,
• Catégoriser les traitements et les données, comme les données sensibles relatives à la santé,
• Fixer la finalité d’utilisation de chaque traitement en fonction de la nature des données récoltées (GPS, cookies, site internet, etc.),
• Mettre en œuvre une analyse des risques et une gestion des risques pour écarter toute fuite de données,
• Vérifier si vos procédures et votre technologie de chiffrement garantissent la sécurité des données,
• Mettre en place les outils et modèles pour que le consommateur puisse disposer de ses droits sur ses informations (droit d’accès, de modification, d’opposition, de portabilité, de limitation et d’oubli) à travers la meilleure expérience,
• Déterminer tout transfert des données dans les pays situés en dehors de l’Union Européenne,
• Vérifier la conformité et mettre à jour vos contrats côté sous-traitants européens ou non,
• Se tenir informé des actualités sur le règlement européen pour ne rater aucun rendez-vous.

Inconvénients

• Les logiciels RGPD proposés en version gratuite peuvent nécessiter des coûts en plus dans certaines conditions.  

Comment choisir un logiciel RGPD en ligne ? 

Les lois sur la RGPD imposent aux éditeurs de logiciel de garantir un maximum de sécurité afin d’aider les entreprises à respecter cette nouvelle gouvernance des données personnelles.  Pour en choisir un, ci-après les critères de base :

• Le registre de traitement des données personnelles  :  Avec le RGPD, il devient obligatoire de tenir un registre des traitements actualisé et complet. L’article 30 impose aux entreprises d'être en mesur de cartographier le traitements des données personnelles des utilisateurs. 
• Les audits de conformité : Dans le cadre du RGPD 2018, le DPO se doit de faire régulièrement des audits de conformité. Cela afin de mettre au jour les processus de traitements des données à caractère personnel : finalité, usages des données, destinataires...
• Les analyses d’impact :  Les analyses d’impact sur la protection des données sont prévues par l’article 35 de la RGPD. Un bon logiciel doit permettre de les gérer et de visualiser les résultats.
• Le coût : varie en fonction du fournisseur. Certains logiciels sont proposés gratuitement tandis que d’autres sont disponibles sur abonnement. L’idéal est de choisir un outil qui puisse à la fois assurer la sécurité de la structure et répondre au budget de la société.  

Les meilleurs logiciels RGPD gratuits et open source

• PIA
• Vtiger
• Pré-audit
• Clarisse
• Nelis

Les logiciels RGPD professionnels les plus connus 

Pour autoentrepreneur, freelance et indépendant

• Onecub
• Profile and Privacy
• Pradeo Security

Pour TPE

• GDPR Compliance Solution
• Axeptio

Pour PME

• Data Legal Drive
• Power GDPR
• MyDPO
• Smart GDPR

Une solution General Data Protection Regulation automatisée reste la meilleure option pour respecter les lois imposées par cette réglementation et mettre en place un traitement de collecte des données afin d'être en conformité.