Logiciels de Services : guide d'achat
Qu'est-ce qu'un logiciel de service en ligne ?
Définition
Un logiciel de service en ligne est un outil tout en un conçu pour diverses activités, entre autres la gestion de différents types de commerces : salon de coiffure, restaurants ou dépannage à domicile. La diversité de l’outil en fait une solution adaptée pour tout type de métier, sans prendre en compte l’environnement dans lequel il est utilisé. Il s’agit d’un indispensable pour automatiser les tâches administratives, planifier des nombreuses interventions de la société et assurer leur suivi.
Comment ça marche ?
En général, les logiciels de service en ligne intègrent de nombreux modules de gestion. Ces derniers permettent un suivi assuré des activités en assurant l’efficacité de chaque équipe responsable d’un service bien précis. Dans certains cas, l’outil est paramétrable pour permettre à l’utilisateur d’implémenter une fonctionnalité spécifique à l’entreprise. Néanmoins, les fonctionnalités basiques à la gestion d’une entreprise restent présentes dans les logiciels de service. Ils proposent notamment des outils de comptabilité et de facturation. Ils assurent également l’élaboration d’un planning et le partage automatique des documents. Il en est de même pour la synchronisation des données, particulièrement nécessaire pour les établissements gérant divers services en simultané.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de service en SaaS ?
L’élaboration automatique d’un tableau de bord
Qu’il s’agisse d’un dépanneur ou d’un centre de formation, les entreprises et auto entrepreneurs doivent toujours connaître l’état de leur marché en temps réel. Les logiciels de service génèrent automatiquement un tableau de bord sur la majorité des actions entrepris par l’entreprise, entre autres la facturation des interventions et les rendez-vous.
La gestion des interventions
Le logiciel de service permet d’accélérer la planification des interventions en les catégorisant par types ou par contrat. Il permet d’éliminer les ressaisies et d’imprimer rapidement les bons d’interventions. Ces derniers peuvent être envoyés par courrier en fonction de la demande du client. En parallèle, l’outil prend en compte les ressources de l’entreprise pour permettre à l’utilisateur d’anticiper les problèmes d’absences et d’indisponibilité. Cela peut se faire grâce à des applications de pointage.
La gestion des clients
Étant donné qu’il s’agit d’un logiciel de service, celui-ci propose généralement l’élaboration des contrats en s’appuyant sur les références catalogues de l’entreprise. Il intègre également des modèles de bons de commande et de factures pour réduire les saisies manuelles. Il en est de même pour les formulaires d’inscription.
Qui utilise un logiciel de service en ligne ?
Ces logiciels de service en ligne peuvent être utilisés par toutes les entreprises en quête d’un outil capable d’optimiser leur productivité et la gestion de leur activité. Il permet de gérer au mieux toutes sortes d’activités de services, qu’importe le secteur d’affaires. Qu’il s’agisse d’un service de plomberie ou de services à la personne, le logiciel intègre différents outils adaptés à plusieurs interventions.
Pourquoi utiliser un logiciel de service dans une entreprise ?
Avantages
- Il permet d’améliorer la productivité
- Il permet de fiabiliser les services proposés aux clients
- Il optimise la gestion de l’entreprise
- Il propose une analyse de rentabilité efficace
- Il permet un gain de temps dans la réalisation des tâches
- Il améliore l’expérience client
Inconvénients
- Rares sont les logiciels de services gratuits qui intègrent tous les modules de gestion nécessaire au bon fonctionnement d’une entreprise.
Comment choisir un logiciel de service en ligne ?
La richesse en fonctionnalité : en vue de la pluralité des activités de service, il est de rigueur de choisir un outil intégrant diverses fonctionnalités de base pour répondre aux besoins de l’entreprise. Entre la prise de rendez-vous pour un salon de toilettage, le partage de documents sur un projet lancé par un bureau d’études et le suivi des cours dans une auto-école, le logiciel doit être en mesure d’assurer toutes ces fonctions et bien plus.
L’accès aux fonctionnalités : il est nécessaire de déterminer à l’avance si des fonctionnalités sont indispensables hors ligne, à l’exemple de celles utilisées pour la gestion d’une jardinerie. Si tel est le cas, l’utilisateur doit s’informer sur l’accessibilité du logiciel et en trouver un qui correspond à ses besoins.
La gestion des droits : certains logiciels proposent la gestion des droits d’accès aux fonctionnalités. Ce genre d’outil permet de mieux distribuer le travail au sein de l’équipe. Si certains services n’utilisent que l’outil pour les achats, d’autres disposent de celui pour la gestion des ventes.
Le coût : les logiciels de service sont disponibles à différents prix. C’est pourquoi il est nécessaire de définir un budget, de déterminer les fonctionnalités nécessaires et de trouver un outil qui répond à ces critères.
Les meilleurs logiciels de service gratuits et open source
Les logiciel de service professionnels les plus connus
- Pointex
- Servex
- Multiservice i7
Il existe de nombreuses entreprises et organisations qui proposent différents services à leurs clients et prospects. Néanmoins, cette activité nécessite l’utilisation d’un logiciel performant pour assurer sa réussite et la pérennité de la structure.
