Logiciels de Centre de formation : guide d'achat
Qu’est-ce qu’un logiciel pour centre de formation ?
Définition
Le centre de formation doit appréhender de nombreuses informations concernant la gestion des ressources, la gestion du temps, mais également des compétences de chaque intervenant. L’époque du planning réalisé à la main et des factures fastidieuses est révolue ! Le logiciel de centre de formation répond aux besoins bien spécifiques des diverses structures de formation.
Totalement paramétrable, le progiciel de gestion de la formation est aussi indiqué pour la formation initiale que la formation continue. Tout type de formation peut y être administré. Multi-tâches, il sert aussi bien la relation client, que la conception d’un plan de formation, l’édition de devis factures ou de courriers automatisés.
Il prend le relai sur de nombreuses tâches administratives, mais va également plus loin en proposant des volets pédagogiques ou prospection.
Comment ça marche ?
Le logiciel pour centre de formation est un outil informatique polyvalent qui répond à tous les besoins de gestion des centres de formation. Ils fonctionnent comme des solutions ERP composés de multiples briques logicielles :
- Gestion des ressources humaines du centre ;
- Gestion des talents et des compétences ;
- Comptabilité ;
- Management des formations ;
- GRC ;
- Etc.
Proposés en mode SaaS, l’utilisateur dispose d’un compte pour accéder au logiciel CFA en ligne depuis un navigateur Web ou une application mobile.
Une fois connecté, il utilise les différents modules et gère son centre de formation :
- Les congés et absences des formateurs et du personnel administratif et gestion de la paie ;
- Les formations : planning des salles, calendrier des formations et des formateurs, gestion des inscription et notification
- La saisie comptable du journal et l’édition des états financiers (bilan et compte de résultat).
La sauvegarde des données et leur hébergement sont assurés par l’éditeur du logiciel de gestion.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel centre de formation ?
Pour être véritablement complet, le logiciel de gestion de la formation doit donner accès à différents axes de travail :
- La prospection : avec le suivi des prospects, la réalisation de devis personnalisés, le suivi des échanges ou la relance automatique.
- La gestion administrative : qu’elle soit pour la formation initiale ou continue, la formation génère énormément de démarches administratives comme la facturation, la gestion des planning, la vérification des absences, les courriers de convocation aux examens…
- La pédagogie : offrez un espace numérique aux formateurs afin d’initier un véritable travail collaboratif ! Vous aurez aussi l’occasion de réaliser le suivi pédagogique de chaque stagiaire et pourrez adapter son plan de formation si nécessaire. Vous pouvez également exploiter les solutions d’e-learning à l’aide d’une plateforme adaptée.
- L’emploi du temps : il s’agit aussi bien de la gestion des ressources humaines et des compétences que dans l’occupation des salles de formation.
- La rationalisation des processus métiers : créez un portail web sur lequel vos élèves pourront s’inscrire en ligne aux sessions de formation planifiées, constituer leur dossier et en visualiser le suivi, ou encore accéder à leur planning.
Vérifiez ensuite qu’il est capable de réaliser :
- La Gestion de la relation client ;
- Le CRM intégré pour une prospection commerciale toujours à jour ;
- La prise en compte des différentes spécificités de chaque formation et des obligations légales ;
- Un catalogue de formation étendu avec la tarification de chacune de vos prestations ;
- La conception de la planification par formation, par parcours, par sessions et par établissements ;
- La conception de questionnaires d’évaluation après chaque session ;
- La gestion des partenaires financeurs de la formation (OPCA, Région, entreprise privée en DIF…)
- Les analyses et tableaux de bord afin d’avoir une vision globale ou précise du chiffre d’affaires ;
- L’impression des feuilles d’émargement, d’attestation de formation ou encore du plan de formation personnalisé ;
- La prise en compte de certaines contraintes de formation (SST, QSP, amiante, CACES…).
Certains logiciels gestion centre de formation gèrent également les campagnes marketing. Le logiciel inclut un CMS de gestion de contenu et des outils pour améliorer le référencement naturel du site.
Qui utilise un logiciel pour centre de formation ?
Le logiciel de gestion de la formation est un indispensable de votre quotidien que vous soyez à la tête d’une petite structure de formation (TPE, PME/PMI) ou d’un centre très important avec plusieurs établissements supports.
Formation informatique, formation bureautique, formation en comptabilité, formation en langue, … , formation professionnelle continue, formation diplômante, formation en ligne, toutes les formations et centres de formation sont concernés.
Les grandes entreprises ou multinationales peuvent également utiliser ces logiciels CFA dans le cadre de la GPEC, la gestion des talents, gestion des compétences et la gestion des carrières des collaborateurs.
Pourquoi utiliser un logiciel dans son centre de formation ?
Être au clair avec les tâches administratives, réaliser un planning qui tient la route ou encore ne pas commettre d’erreur lors des déclarations officielles auprès du rectorat sont autant d’arguments qui doivent vous inciter à travailler avec cette solution de gestion.
Avantages
- Un gain de temps en automatisant certaines tâches ;
- Une grande clarté en visionnant des plannings équilibrés et parfaitement adaptés aux besoins de la formation ;
- Des bilans pédagogiques remplis en quelques clics ;
- Un travail collaboratif plus dynamique ;
- Une gestion commerciale percutante et réactive ;
- Une image plus crédible et professionnelle de vos stagiaires, prospects, partenaires ou financeurs ;
- Solution CRM, logiciel de gestion commerciale, logiciel gestion des plannings … tout est géré sur cette solution en ligne.
Logiciel formation en SaaS ou en interne ?
Si vous souhaitez travailler en collaboration et proposer des espaces privés aux stagiaires et formateurs, il est peut-être préférable d’opter pour le SaaS. En effet, vous bénéficiez d’une plateforme performante, mais également d’une assistance téléphonique toujours disponible en cas de dysfonctionnements. De plus, vous avez accès à toutes les mises à jour automatiquement. Les éditeurs ont imaginé des solutions logicielles pour la gestion complète d’un centre de formation associée à des services intéressants.
La solution interne est également pertinente pour la sécurité de vos informations qui restent situées dans votre serveur. Vos données ne sont pas stockées sur le serveur de votre fournisseur de logiciels gestion centre de formation.
N’hésitez pas à comparer les offres et à estimer les coûts d’un progiciel de gestion de centre de formation. Testez et essayez avant de vous lancer pour une offre en particulier. Mais une fois adopté, vous aurez du mal à vous passer de votre logiciel de gestion de la formation.
Liste de solutions pour les centres de formation
Les logiciels de formation spécialistes :
- Digiforma
- Val Software
- Dendreo
- GesCOF
- Ammon ERP Formation
Les logiciels de formation généralistes :
- Blue note system
- Cirrus Shield
- AppliRH
Les logiciels de formation gratuits/ disposant d'une version gratuite
Les solutions pour la gestion de centre de formation open source
