La méthode Kaizen ou l'amélioration continue, en 6 étapes

Connaissez-vous la méthode Kaizen ? Outil de gestion de la qualité, de collaboration et d’amélioration continue, elle prône une conduite du changement progressive dans l’entreprise, sans risques ni contraintes.

Plus efficaces, plus performants, plus compétitifs... Nous sommes constamment poussés à être meilleurs, tout en allant à l’essentiel, dans une dynamique éthique. Sacré challenge !

Pour cela, il y a deux écoles : le changement radical ou les améliorations progressives. La voie rapide ou la voie lente. La pression ou l’expérimentation. La méthode Kaizen, dans la seconde catégorie, est particulièrement appréciée en management des processus pour son côté sécurisant, encadré et non brutal, et la perspective d’une évolution douce mais constante.

Productivité, bien-être au travail, on vous explique pourquoi cette technique managériale continue à faire parler d’elle. Peut-être aurez-vous envie de l’essayer ?

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Qu’est-ce que la méthode Kaizen ?

Un peu d’histoire

Véritable philosophie de développement japonaise, kaizen est composée de deux mots, kai 改 et zen 善 qui signifient « changement » et « meilleur ».
Aussi appelée la méthode des petits pas, ou la méthode de l’amélioration continue, la méthode Kaizen vient à la base du programme américain TWI (Training with industry), mis en place par des consultants (dont W. Edwards Deming) sous la supervision du général MacArthur, pour aider l’industrie japonaise à se relancer après la guerre 39-45.

La méthode Kaizen est plus connue depuis 1986 suite à la parution du livre de Mazaaki IMAI, « Kaizen : la clé de la compétitivité japonaise ».

Initialement appliquée dans le secteur industriel, il était question de lean manufacturing, méthode de management pour éliminer le gaspillage et augmenter les profits.
Désormais, la méthode est utilisée dans tous les secteurs : on parle de lean management, management agile qui vise l’amélioration des performances de l’entreprise par l’implication de tous les collaborateurs.

La méthode nécessite donc une culture d’entreprise adaptée à cette philosophie, et parfois même un accompagnement au changement.

Attention, ne pas confondre la méthode Kaizen avec l’atelier Kaizen, ou kaizen blitz, ou kaikaku (réforme), qui vise un changement radical apporté à un système de production, une réingénierie. Les Occidentaux se sont juste inspirés de la première pour les prises de décisions transversales et collaboratives.

Pour un développement professionnel et personnel ?

L’approche Kaizen est de plus en plus utilisée dans le cadre du développement personnel. Apprendre une langue étrangère sans se mettre la pression, arrêter de fumer petit à petit, vaincre sa timidité en douceur, Kaizen intéresse particulièrement les personnes qui craignent l’échec, les changements trop brusques et le découragement. 

La méthode Kaizen en 10 principes

Dans une dynamique progressive, permanente et collaborative, la méthode Kaizen encourage :

• la remise en question des pratiques actuelles,
• la recherche de l’amélioration des processus, pas de la perfection,
• la responsabilisation et la prise d’initiative des collaborateurs, des opérateurs : 
  initiés par eux-mêmes, les changements sont forcément mieux acceptés,
• la mise en place de petites actions concrètes, et donc moins coûteuses,
• la proactivité dans la recherche des causes des problèmes, souvent multiples, 
• la réactivité et la priorisation des actions correctives :
  mieux vaut une correction immédiate et partielle des erreurs, quitte à y revenir par la suite pour une résolution totale, que la dégradation d’une situation,
• le suivi des actions mises en place,
• la mise en place de procédures claires,
• la définition d’objectifs réalistes,
• le travail d’équipe, l’exploitation des compétences en interne plus que l’appel à des spécialistes externes, plus onéreux et moins concernés.

Les objectifs stratégiques

Adopté depuis le début par Toyota, son meilleur ambassadeur, le système Kaizen est donc né de la recherche d’idées d’amélioration des processus, des outils, des compétences pour :

• optimiser :
  • la productivité, 
  • la sécurité (diminuer les risques), 
  • la qualité,
  • les délais,
  • les coûts,
  • les conditions de travail,
• valoriser l’intelligence collective et décloisonner les compétences, 
• éliminer l’inutile et les gaspillages (meilleure gestion des stocks).

Pourquoi adopter la méthode Kaizen ?

Les avantages de la méthode Kaizen

Vous n’êtes pas dans l’optique de sortir de votre zone de confort trop brutalement ? La méthode Kaizen est toute indiquée pour vous ! Elle permet :

• l’installation progressive de nouvelles habitudes pour un effort minimal,
• la simplification des flux et de la gestion des tâches grâce au découpage d’un objectif en sous-objectifs, plus faciles à atteindre,
• la réduction du stress :
  • il y a une meilleure acceptation des échecs, car ils sont moins conséquents et moins chronophages,
  • l’avancement est mieux ressenti, le chemin jalonné d’autant de réussites que de sous-objectifs, 
• la facilitation de l’estimation des coûts et des délais,
• l’élimination des facteurs de risques dus à des projections trop ambitieuses et éloignées dans le temps,
• la valorisation et la motivation des collaborateurs sur leur poste de travail.

En somme, la méthode Kaizen améliore la faisabilité du projet et le moral des troupes !

Les inconvénients

Nous sommes plus créatifs sans stress. Mais adopter un processus d’amélioration trop progressif peut représenter un frein à l’innovation de rupture. Cette dernière nécessite en effet de faire « des bonds » en avant ponctuellement et une réactivité incompatible avec les contraintes de temps de l’amélioration continue. 

Toyota a ainsi mis de côté la méthode Kaizen pour la construction de voitures autonomes. Gill Pratt, PDG du Toyota Research Institute, a expliqué : 
» La méthode Kaizen a fait le succès de Toyota parce qu’elle a permis d’améliorer chaque jour le design de nos voitures. Mais cette méthode n’est plus efficace lorsque l’environnement devient incertain et qu’un nouveau design optimal apparaît. (...) il faut aller vers une innovation de rupture, plutôt qu’améliorer l’existant à petits pas ».

Une entreprise innovante peut néanmoins utiliser la méthode Kaizen pour revoir des procédures administratives en interne, des projets plus routiniers ou alors l’intégrer dans la gestion d’un projet innovant en combinant plusieurs méthodes, suivant les tâches, la flexibilité et la réactivité qu’elles demandent.

Comment appliquer la méthode Kaizen ?

vidéo en anglais

La méthode Kaizen résumée en 6 étapes

1. Identifiez une opportunité, un objectif d’amélioration.
2. Explorez de nouvelles idées en consultant vos collaborateurs et collaboratrices.
3. Découpez l’objectif en sous-objectifs ou livrables.
4. Planifiez les tâches de chaque sous-objectif, sans chevauchement des ressources humaines, matérielles ni des périodes d’exécution.
5. Testez, suivez l’avancement et adaptez le planning.
6. Passez à l’objectif suivant !

Les méthodologies applicables dans une démarche Kaizen

De nombreuses méthodologies sont utilisées pour découper des projets, planifier des tâches, rechercher les causes des problèmes, gérer les ressources et suivre leurs avancements.

Parmi elles (liste non exhaustive) :

• la roue de Deming (ou cycle PDCA, Plan - Do - Check - Act/Adjust, pour tester les nouveaux process en 4 étapes), 
• les outils du TQM (total quality management, management de la qualité totale),
• QQOQCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?),
• les 5M (diagramme Ishikawa) et 5P (pour une recherche des causes des problèmes),
• les 5 S (pour améliorer l’espace de travail ; en japonais : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke ou Débarrasser l’espace du superflu, Ranger, Nettoyer, Standardiser, Progresser),
• Six Sigma (méthode de management visant à une amélioration de la qualité et de l’efficacité des processus déposée par Motorola),
• le WBS (Work Breakdown System),
• la chaîne critique (CCPM ou Critical Chain Project Management), 
• l’Adaptative Project Framework (APF),
• le tableau Kanban (méthode visuelle reposant sur la méthode du juste à temps, pour fournir les informations clés petit à petit, au moment opportun).

Choisissez le bon outil

La nouvelle génération de logiciels SaaS (Software as a Service) est très intéressante dans une démarche de qualité et d’amélioration continue. Grâce à la collecte en temps réel des données de production, ou à la prise en compte du retour des gestionnaires de projets, ces solutions informatiques ne cessent de s’améliorer et de s’adapter aux besoins de leurs utilisateurs. 

Par exemple, de nombreuses solutions sont adaptées à la gestion des tâches et proposent des fonctionnalités rentrant dans la philosophie Kaizen (gestion des priorités et des incidents, suivi de la rentabilité, etc.).

Des logiciels dédiés à la communication interne (les réseaux sociaux d’entreprise) et à la gestion des idées (boîte à idées numériques) peuvent être également utiles.

Et enfin, avez-vous pensé à utiliser une solution de business intelligence ? Conçue en partenariat avec Airbus, K-value analyse l’usage des utilisateurs d’un logiciel ou d’une application métier. Son but ? Vous aider à repérer les blocages et optimiser l’adoption à chaque étape de la navigation, afin d’augmenter la satisfaction et la productivité. Ses indicateurs et tableaux de bord permettent notamment de calculer automatiquement : 

• le NPS,
• le taux d’effort,
• le taux d’adoption,
• le temps par session.

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Évoluez par palier pour atteindre vos objectifs

Qu’en pensez-vous, avez-vous l’esprit Kaizen ? 
Le bien-être de l’entreprise passe par le bien-être des collaborateurs et par la facilitation de leur travail. 
Les méthodes existantes sont nombreuses ; choisissez celles qui s’adaptent à votre culture d’entreprise et qui font leurs preuves parmi vos équipes. Et pourquoi ne pas les combiner pour répondre à des besoins spécifiques, permanents ou ponctuels ?

Depuis plusieurs années, appvizer est dans une démarche de facilitation du quotidien des équipes et des managers grâce à l’adoption des bons outils. 
Consultez notre base de données et nos conseils, et faites-nous part de vos remarques. L’amélioration continue passe par là ! 

Article mis à jour, publié initialement en juin 2019.