8 clés pour faire circuler l’information dans l’entreprise

La circulation de l’information est un enjeu majeur au sein des entreprises et ce, peu importe leur taille. Une information manquante, erronée ou incomplète peut rapidement avoir des incidences sur vos projets. Il va sans dire qu’un manque de communication en interne est également néfaste pour les relations entre managers et collaborateurs. La confiance et l’implication de ces derniers au sein de l’entreprise peuvent en pâtir.

Pour que la communication ne reste pas superficielle et n’entache pas vos activités, retrouvez dans cet article 8 clés pour faire circuler l’information efficacement au sein de votre entreprise. Découvrez comment booster votre communication interne en utilisant un réseau social d’entreprise (RSE), une plateforme de gestion des connaissances ou encore un logiciel de gestion documentaire.

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N° 1 : Différenciez les types d’information dans l’entreprise

Classifiez les différentes informations qui circulent dans votre entreprise selon, par exemple :

• leur sensibilité
• leur degré d’urgence
• leur confidentialité
• leur cible : concernent-elles toute l’entreprise ? Un service en particulier ? Uniquement la direction ?
• leur diffusion : en interne ou en externe ?

Cette classification permet de diffuser la bonne information auprès de la bonne audience. Les informations confidentielles ne fuitent pas, et, à l’inverse, les collaborateurs ont accès à l’ensemble des données dont ils ont besoin au quotidien.

N° 2 : Adaptez votre communication à la taille de votre entreprise

Les informations diffusées aux 10 collaborateurs d’une startup ne seront pas les mêmes que celles partagées auprès des 150 salariés d’une PME. Sachez également adapter les moyens de communication employés. Variez les supports et les fréquences d’envoi afin de multiplier les chances que l’information atteigne vos cibles (newsletters, comptes-rendus d’activités, organisation d’événements réguliers, etc.).

N° 3 : Mettez la circulation de l’information au service du management

D’un point de vue des ressources humaines, l’information est cruciale aussi. Pour ne citer que quelques cas, prenons l'exemple des situations suivantes :

• l’intégration de nouveaux collaborateurs suite à un recrutement. L’intégration sera plus facile et rapide si la nouvelle recrue a connaissance de tous les process et de la culture d’entreprise aisément.
• l’évaluation professionnelle d’un collaborateur. Les comptes-rendus d’évaluation doivent être accessibles aux collaborateurs, managers et RH.
• relations manager-collaborateur : les équipes sont plus soudées si elles communiquent correctement -et en ont les moyens !

N° 4 : Boostez votre communication interne

La communication en interne est une préoccupation majeure pour les entreprises, aussi bien pour les responsables RH que pour les responsables communication. Les journaux internes, les newsletters, l’intranet ou les emails sont autant d’outils de communication utilisés depuis de nombreuses années dans les entreprises. Aujourd’hui, le réseau social d’entreprise les remplace progressivement. Il permet, au-delà de la diffusion de l’information à la bonne personne en temps réel, de créer un espace de discussion.

N° 5 : Favorisez les échanges entre collaborateurs 

Les outils collaboratifs ne sont pas qu’une source de productivité pour vos projets. Ils permettent à chacun de contribuer et de s’exprimer. Tout le monde n’est pas enclin à prendre la parole pour partager une idée, en réunion par exemple. Une plateforme collaborative permet à celles et ceux généralement plutôt en retrait de faire part de leurs idées et opinions. Les échanges favorisés, l’information circule mieux et les liens sont renforcés au sein des équipes.

N° 6 : Libérez la créativité de vos collaborateurs

Conséquence immédiate du point précédent, la créativité et l’émulation sont encouragées lorsque l’information circule correctement entre les collaborateurs. Une idée partagée, même si elle n’est pas retenue, en fera germer une autre. Cela enrichira votre travail au quotidien, et rendra l’environnement de travail de vos équipes d’autant plus agréable.

N° 7 : Sachez traiter l’information

Vous vous retrouvez avec tout un tas d’idées stockées sur une plateforme et ne savez pas quoi en faire ? Vos collaborateurs échangent trop d’emails et les informations se perdent ? Apprenez à traiter l’information. Les outils permettant de communiquer et de collaborer sont une aide précieuse. Ils vous offrent plusieurs solutions pour organiser vos informations et ne pas les perdre.

C'est pourquoi nous vous conseillons de segmenter l’information :

• par projet,
• par service,
• par poste,
• par centres d’intérêt professionnels (partage d’actualités, invitation à des salons ou conférences, etc.),
• pour organiser la vie en dehors de l’entreprise (organiser un événement, une activité de team building, etc.),
• etc.

En procédant ainsi, les collaborateurs savent dans quel espace aller chercher l’information dont ils ont besoin, de manière précise.

N° 8 : Choisissez un logiciel dédié pour faire circuler l’information dans votre entreprise

Intranets, solutions de partage de fichiers, suites bureautiques, gestionnaires de tâches, outils de gestion de projet… Le marché du logiciel SaaS regorge de solutions collaboratives.

Elles présentent de nombreux avantages pour les entreprises comme pour leurs salariés afin d’améliorer la communication interne :

• il s’agit d’un espace collaboratif dans lequel tous les collaborateurs peuvent prendre la parole, échanger facilement des données, s’entraider et partager leurs connaissances ou expériences, etc.
• en centralisant les ressources de l’entreprise, l’outil permet de gagner du temps dans la recherche d’informations ou de veille métier,
• en améliorant la collaboration il favorise la remontée et l’émergence d’idées,
• il contribue également à développer la cohésion d’équipe et l’engagement.

Découvrez quelques exemples de logiciels :

Les logiciels de gestion des connaissances

Elium a pour mission de transformer vos informations déstructurées en connaissances centralisées et exploitables. Comment ? Chacun peut sauvegarder en quelques clics les éléments essentiels d’un échange par messagerie ou email, en contenu formalisé à l’aide de plus de 200 templates (tableau, FAQ, compte-rendu, veille, etc.). La recherche avancée permet de trouver rapidement n’importe quelle information, et même de la diffuser par un système de notifications ou de newsletter interne.

Les réseaux sociaux internes

La solution Jamespot se distingue par sa capacité à s’adapter à chaque besoin métier grâce aux nombreuses applications (gratuites et payantes) disponibles directement sur le store de la plateforme. Pour booster encore plus la productivité et la performance de vos équipes, vous avez la possibilité de compléter votre RSE par l’offre Digital Workplace de Jamespot. Cet espace de travail numérique centralise tous les outils et les applications métiers pour en faciliter le partage et l’accès au quotidien.

La suite logicielle Lively est une solution «à la carte» pensée pour simplifier la création de contenus et transmettre les bonnes informations au bon moment à la bonne personne. Créez vos contenus en un clic, mettez-les en avant et partagez-les pour dynamiser votre communication corporate. Côté interopérabilité, vous pouvez connecter Lively avec Google Drive, Sharepoint, Dropbox, Office 365, etc. pour partager votre expertise et gérer les connaissances au sein des équipes.

Les logiciels de gestion documentaire

NEXIA est une solution de GED (gestion électronique des documents) transverse, c’est-à-dire qu’elle s’adresse à tous les services de l’entreprise. L’utilisation de cet outil facilite la circulation et la gestion d’un ensemble de documents dématérialisés (factures, courriers, dossiers RH, etc.), de l’acquisition à l’archivage, en passant par la validation. Le plus de NEXIA ? Un moteur de recherche très performant, doté d’une intelligence artificielle pour vous assister dans la recherche d’information, même en cas de volumes importants.

Les plateformes collaboratives

En utilisant la plateforme collaborative Netframe.co, vous avez accès à de nombreuses fonctionnalités de communication, de collaboration et de partage de fichiers pour faire circuler l’information et booster les performances des équipes ! Vous éditez et sauvegardez vos documents et vous suivez toute leur activité de manière sécurisée. Vous échangez dans des groupes de travail virtuels, en visioconférence et sur messagerie instantanée, et retrouvez n’importe quelle information en toute autonomie avec le moteur de recherche sémantique.

Avec Whaller vous pourrez créer et animer vos propres réseaux sociaux privatifs. Cette plateforme collaborative, qui mise sur la confidentialité et la sécurité des informations partagées, fonctionne par «sphères». Ces espaces de conversations privatifs permettent de distinguer les échanges et les communautés par équipe, groupe de projet, service, etc. Créez une sphère et invitez vos contacts ou bien rejoignez une sphère existante.

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Fluidifiez la circulation de l’information avec un logiciel adapté

Vous détenez maintenant toutes les clés pour que l’information circule correctement au sein de votre entreprise. Grâce à un logiciel adapté, vous avez désormais la possibilité de mobiliser les bonnes ressources et d'accéder facilement à l'information, sans perdre de temps en cherchant où se trouve la solution à votre problème.

De plus, l’intelligence collective développée sur une plateforme collaborative fait grandir à la fois vos collaborateurs, vos projets, et votre entreprise tout entière !

Article mis à jour, publié initialement en juillet 2018.