L’intranet collaboratif : quel intérêt pour votre organisation et quel outil choisir ?

Songez-vous à déployer un intranet collaboratif au sein de votre structure en pleine transformation digitale, qu’il s’agisse d’une entreprise, d’un organisme public ou d’une association ? De quoi s’agit-il au juste et quels en sont les intérêts ?

Visant à favoriser la circulation de l’information, à fluidifier la communication interne, à assouplir certains processus entre différents services et, somme toute, à faciliter la collaboration, la présence d’un intranet collaboratif dans votre organisation apporte son lot de promesses.

Pour compléter vos outils de travail en faveur de la productivité de chacun, que peut apporter la mise en place de ce système d’information à vos modes de travail ? Quelles solutions collaboratives sont susceptibles de s’adapter au mieux à votre organisation ?

Immersion dans le monde fascinant des espaces collaboratifs :

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À l’origine était l’intranet de l’entreprise

Qu’est-ce qu’un intranet ?

Un intranet est un réseau informatique mettant à disposition de tous les collaborateurs d’une entreprise des flux d’informations, sur un réseau local. Le service intranet peut être hébergé dans l’entreprise ou dans le Cloud.

Il s’oppose à l’extranet, un réseau informatique également accessible à des visiteurs extérieurs à la société (invités, partenaires, etc.), grâce à un mot de passe.

L’accès aux informations d’un intranet est conditionné par un profil utilisateur (appartenance à un service, à un groupe projet, la direction, etc.).

Comment s’organise l’intranet ?

L’intranet en entreprise émane généralement d’une initiative du top management. Sa gestion est confiée à des acteurs désignés comme émetteurs. Ils deviennent la voix de la structure. Il s’agit souvent :

• du département RH (ressources humaines),
• du département chargé de la communication interne,
• ou du service IT (Information Technology).

Dans le cadre d’un intranet classique, les flux de communication internes déployés restent souvent unilatéraux : c’est essentiellement une communication descendante avec des informations communiquées par les émetteurs aux destinataires.

L’intranet dans sa version initiale sert donc à communiquer verticalement, comme support pour s’adresser à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise et véhiculer un discours homogène et calibré.

Quand la collaboration vient réinventer l’intranet

Intranet collaboratif : définition

L’intranet d’aujourd’hui est un réseau 2.0 qui tend à déployer des fonctions de communication de plus en plus horizontales pour devenir participatif, social et intégré.

On parle dès lors d’un intranet collaboratif.

L’émetteur est toujours une voix unique désignée en tant que telle. Par contre, les destinataires ont la possibilité d’interagir avec le contenu reçu, qui peut prendre la forme :

• d’une communication sur des résultats,
• d’un transfert d’informations,
• de l’exposition d’une nouvelle vision ou stratégie,
• de messages encourageants et motivants pour les équipes,
• de sollicitations pour monter un projet d’entreprise, etc.

Les membres de la structure peuvent dès lors devenir contributeurs. En commentant, ils ont la possibilité de donner leur opinion, ou de faire avancer le point abordé ou la réflexion proposée. Cependant, ils restent suiveurs : seules les personnes dirigeant les échanges ont la possibilité d’initier des conversations et de proposer des contenus.

Quelles fonctionnalités ?

Les fonctionnalités qu’on retrouve dans un intranet collaboratif sont variées et dépendent de la taille et des besoins de l’organisation, ainsi que du budget qu’elle souhaite consacrer à l’outil. En voici quelques exemples :

• des fonctionnalités d’administration : gestion des droits d’accès pour garantir la confidentialité de certaines informations et segmentation de l’information selon le public concerné ;
• des espaces de publication (articles, humeurs, etc.) et fil d’actualités (à l’échelle de l’entreprise ou par service/groupe de projet) ;
• des modules de gestion RH (congés, entretiens annuels, etc.) ;
• des outils de planification (réservation de salle de réunion, etc.) ;
• la dématérialisation des processus de travail et de validation des opérations, etc. ;
• un moteur de recherche pour accéder à l’information souhaitée, à un document, à une personne (annuaire, fiche collaborateur, etc.) ou à une filiale (géolocalisation) ;
• un dispositif de GED, etc.

Dans leur forme la plus avancée, ils deviennent des postes de travail à part entière, centralisant l’essentiel de l’information, des ressources et des outils de travail et se transforment en espaces d’échange pour faciliter la collaboration entre les services.

Comment distinguer l’intranet collaboratif du RSE ?

Le RSE, un intranet social

Qu’en est-il du RSE ? Un réseau social d’entreprise pousse la collaboration encore plus loin qu’un intranet collaboratif : il connecte tous les membres d’une communauté autour d’un outil jouant pleinement la carte du réseau social. Chaque membre devient une voix potentielle, animant des flux de communication multidirectionnels. On n’est plus dans une relation top-down, c’est-à-dire du haut vers le bas. Celle-ci reste cependant possible, elle se trouve simplement complétée par des workflows bottom-up (du bas vers le haut) et transversaux.

Les contenus et les interactions sont initiés par les membres de la communauté, et tous sont amenés à s’exprimer, échanger et avancer sur leurs projets en équipe, à partager leurs initiatives et à faire grandir la base de savoir collective.

Pour cela, le RSE intègre de nombreuses fonctionnalités et intégrations à d’autres outils, et favorise la communication interne sous diverses formes, depuis les systèmes de discussion instantanée aux forums, en passant par les groupes de travail, les commentaires, les likes et les sondages. Les paramètres de configuration sont multiples et personnalisables, pour des solutions qui s’intègrent en souplesse à votre organisation.

Les bénéfices pour votre organisation

Les grandes success stories, comme celles de Google ou Apple, le montrent : c’est en libérant les initiatives à la source que les entreprises déploient tout leur potentiel d’innovation. Le RSE va dans ce sens. En donnant la parole à chacun, l’organisation multiplie les chances d’interactions et facilite l’émergence d’une intelligence collective.

Plus encore, le RSE peut évoluer vers un environnement de travail digital entièrement intégré, un digital workplace, qui offre à ses membres de nombreux espaces de partage, d’expression et de communication ouverte pour mettre en commun leurs savoirs.

D’un point de vue capital humain, c’est un puissant levier de transmission des connaissances. Les uns et les autres apportent leurs compétences. Ce qui favorise l’intégration des nouveaux venus, et crée un terreau propice à l’entraide et au rapprochement des idées.

Parmi ses principaux avantages :

• centralisation de l’information : pas de déperdition de données, et leur accès à tout moment par un système de recherche facilité ;
• simplification des échanges et des décisions ;
• coordination des activités ;
• capitalisation de l’intelligence organisationnelle et montée en compétence de chacun ;
• accélération des workflows, processus administratifs, et temps de réponses ;
• partage et suivi des documents, traçabilité (grâce à un système de GED) ;
• émergences de nouvelles idées et initiatives, etc.

Quelle solution intranet pour votre entreprise ?

Que vous portiez un projet de création ou de refonte de votre intranet entreprise, voici une sélection de logiciels en mode SaaS pour acquérir plus d’agilité. Plus intégrés et collaboratifs qu’un intranet, ils offrent le meilleur de la dimension collaborative et sociale, tout en privilégiant la souplesse de la mise en place et la facilité d’utilisation.

eXo Platform : la plateforme collaborative tout-en-un

© eXo Platform

La plateforme collaborative tout-en-un eXo Platform propose un éventail de fonctionnalités valorisant la communication, la collaboration, la productivité et la reconnaissance du collaborateur. Ses intégrations peuvent la faire évoluer en une véritable digital workplace, avec une expérience collaborateur mise à l’honneur.

Jalios Digital Platform : la solution modulaire et évolutive

© Jalios Digital Platform

Jalios Digital Platform est une solution complète, modulaire et évolutive qui couvre un large champ de fonctionnalités sociales et collaboratives, afin d’inciter les équipes à travailler ensemble efficacement. À la fois Digital workplace, RSE et solution de GED compatible avec la suite Microsoft Office, JPlatform offre de vastes possibilités en termes de gestion des savoirs et de collaboration, tout en permettant l’intégration à d’autres services métiers déjà en place dans votre organisation.

Jamespot : le hub ultra-personnalisé et à votre image

© Jamespot

Jamespot est un portail web qui se distingue par son haut degré de personnalisation. Ses API (Applications Programming Interfaces) permettent d’y connecter l’ensemble des outils métiers et applications web les plus couramment utilisées par chacun de vos collaborateurs. Ce hub ultra personnalisé regroupe une riche palette d’activités et de tâches autour desquelles viennent se déployer les échanges et le travail d’équipe.

Liferay : du sur-mesure pour votre secteur d’activité et vos équipes

© Liferay

La plateforme intranet de Liferay offre une infinité de solutions : construite et déployée sur mesure, elle peut s’adapter à une variété de secteurs d’activité (assurance, industrie, retail, santé, etc.) et de cas d’usages. Elle améliore notamment l’efficacité des équipes complexes et internationales, en localisant le contenu pour personnaliser leurs expériences utilisateurs (par région, pays, filiale).

talkspirit : plus qu’un intranet collaboratif, un bureau digital

© talkspirit

talkspirit est une plateforme dont les usages dépassent largement ceux d’un intranet collaboratif, tout en s’intégrant très facilement dans les pratiques effectives des organisations, avec un très bon niveau d’adoption. Cette solution conviviale permet aux équipes de travailler ensemble dans un environnement de travail digital regroupant l’ensemble de leurs activités essentielles (messagerie instantanée, bot-FAQ, vidéoconférence et base de documentation), le tout à portée de clic.

XWiki : pour partager, organiser et valoriser les connaissances

© XWiki

XWiki est une plateforme collaborative adaptée à toute entreprise selon ses besoins et ses moyens. De la version standard aux fonctions de personnalisation les plus avancées, elle valorise le partage de connaissances et l’organisation de l’information comme gage de la réussite opérationnelle des équipes. Son concept de « wiki structuré » se place au service de l’intelligence organisationnelle en permettant d’exploiter la pleine valeur de l’information.

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Collaboration is the new black

Les réseaux sociaux d’entreprise vont plus loin qu’un site intranet. Au cœur des échanges entre les membres d’une organisation, ils sont vecteurs de productivité, de compétitivité et d’innovation pour la structure. Ils rassemblent les communautés en un outil unique, spécialement conçu pour collaborer et communiquer, et renforcer la transversalité entre les équipes.

Selon le profil de votre entreprise, vos besoins en matière d’outils collaboratifs et vos priorités en termes d’organisation, certaines solutions seront mieux adaptées que d’autres. N’hésitez pas à étudier votre fonctionnement et vos usages en interne pour trouver la meilleure des applications pour votre structure, capable de soutenir la culture de la collaboration qui vous est propre, sachant que nombre d’entre elles sont flexibles et évolutives.
 

Article mis à jour, publié initialement en juillet 2017.