Améliorez votre productivité grâce à un portail collaboratif

Un portail collaboratif : qu’est-ce que c’est ? Quels sont ses avantages et que peut-il apporter au sein d’une entreprise ? Gestion de projet optimisée, communication facilitée en interne et avec les clients, centralisation des données sur le web… sont autant d’effets positifs à attendre après la mise en place d’une plateforme collaborative.

Nous répondons à vos questions et vous orientons dans le choix d’une solution cloud, en vous montrant comment l’utilisation d’un réseau social d’entreprise (RSE) peut booster l’activité de votre entreprise.

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Qu’est-ce qu’un portail collaboratif ?

Définition

Un portail collaboratif est un portail en ligne qui constitue un espace de travail et d’échange personnalisé et sécurisé au sein d’une organisation. Il centralise les informations, voire les outils, partagés par les collaborateurs.

Vous avez peut-être déjà rencontré également le terme RSE : réseau social d’entreprise.

À quoi sert un portail collaboratif ?

En bref, un portail collaboratif facilite la communication au sein des équipes et entre elles, faisant ainsi croître leur efficacité. 

Il permet, par ailleurs, de segmenter le partage d’information : vous assurez la transmission d’un message aux bonnes personnes, de manière plus ciblée et plus rapidement. Vous maximisez vos chances que l’information sera reçue et prise en compte par le destinataire souhaité.

C’est également un espace de partage de contenu : documents, photos, vidéos, liens, messages… Tous les types de contenu y sont partagés et accessibles selon les droits d’accès définis.

Une telle plateforme en ligne offre également une visibilité sur les parties prenantes de l’entreprise : quels sont les rôles de chacun ? Leurs tâches ?

Enfin, une application mobile permet un accès sur smartphones et tablettes où que vous vous trouviez, grâce au cloud. C’est le cas par exemple pour la solution TalkSpirit (cf. capture d’écran ci-dessous). L’accès à vos données et fichiers et garanti lors de vos déplacements.

Pourquoi mettre en place un portail collaboratif ?

Les avantages d’un portail collaboratif

La liste des avantages d’une solution collaborative en ligne est longue, mais nous pouvons citer les principaux. Un portail collaboratif :

• facilite la communication,
• fluidifie le partage d’informations dans l’entreprise,
• permet d’échanger plus facilement en externe (avec des clients, des partenaires, des sous-traitants, etc.),
• centralise l’information,
• segmente l’information par audience : par service, groupe projet, pour la direction uniquement, etc.,
• gère les droits d’accès pour garantir la confidentialité de certaines informations,
• fédère les collaborateurs autour d’un outil unique pour collaborer et communiquer,
• évite les pertes de données,
• historise les données,
• simplifie la recherche d’informations,
• aide à la gestion électronique des documents (GED),
• fluidifie les processus.

Au bout du compte, c’est un gain de productivité notable pour vos collaborateurs.

Infographie : les bénéfices d’un portail collaboratif en chiffres

Source : U Pro

Les fonctionnalités d’un portail collaboratif d’entreprise

Quelles fonctionnalités attendre d’un portail collaboratif ? Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins ni les mêmes prérequis selon leur taille, leurs processus, leurs outils déjà en place, etc.

Nous avons regroupé les grandes fonctionnalités d’une plateforme collaborative en cinq catégories.

Collaboration

• système de communication interne, comme une messagerie instantanée ou des conversations privées,
• agendas partagés,
• fil d’actualité,
• extranet,
• publications et commentaires,
• recueil d’opinions (quiz, enquête, vote).

Lively Software est un très bon exemple de RSE dans ce sens : l'outil présente une plateforme collaborative qui est un véritable atout pour faire circuler l'information en entreprise.

Administration

• tableau de bord,
• gestion des droits d’accès,
• traçabilité des échanges,
• indicateurs de pilotage.

Partage

• partage et mise à disposition de fichiers (GED),
• prise en compte de tous types de fichiers (articles, photos, vidéos, documents),
• partage d’écran,
• partage de dossiers.

Vous êtes un acteur responsable ? Interstis facilite le partage d’informations en trouvant une alternative intelligente aux envois traditionnels de mails. Les collaborateurs travaillent en équipe grâce à des échanges facilités, le tout sur une plateforme collaborative de qualité. Besoin d’une visioconférence pour discuter d’un document ? Lancez une réunion depuis votre agenda collaboratif et partagez votre écran en direct !

Gestion électronique de documents (GED)

• édition d’un document en temps réel et par plusieurs personnes,
• bibliothèque de documents,
• modèles de documents mis à disposition des collaborateurs,
• recherche plein texte,
• visionneuse de documents.

Jalios Workplace est un très bon exemple d’outil de Gestion Électronique de Document performant. Vos équipes peuvent accéder simplement à tous les documents, les différentes versions et même laisser des commentaires, ce qui facilite grandement la pratique du télétravail. Cette plateforme peut même être décrite comme une véritable Digital Workplace où la communication et la collaboration y sont totalement facilitées.

Intégration

Centralisez tous vos outils sur un portail unique : votre agenda, votre boîte mail, votre liste de tâches, etc. Prenez Jamespot Digital Workplace, par exemple : plus de 100 applications, comme Sindup, Trustelem ou Zapier, sont disponibles en une pour s’adapter au mieux à votre entreprise.

Comment choisir son portail collaboratif ?

Conseil n° 1 : vos besoins

Avant toute chose, il est nécessaire de faire le point sur vos attentes et de définir vos besoins.

• Combien d’utilisateurs utilisent l’outil ?
• Quelles fonctionnalités sont obligatoires, lesquelles sont un bonus ?
• Comment sont gérés les droits d’accès ?

Conseil n° 2 : l’audit de votre entreprise

Réalisez un audit de votre entreprise pour trouver le meilleur logiciel pour vous : quels outils utilisez-vous et dans quelle mesure sont-ils compatibles avec un portail collaboratif ? Comment intégrer ce portail à votre système d’exploitation ?

Conseil n° 3 : les avis

Appuyez-vous sur les témoignages clients des utilisateurs pour connaître leurs retours d’expérience.

Conseil n° 4 : la mobilité

Bénéficier d’une application mobile est-il un critère déterminant dans votre choix ? Si vos collaborateurs sont amenés à être mobiles ou à travailler à distance, l’application mobile devient un critère de choix plus que judicieux.

Acollab par exemple, est une plateforme collaborative française hautement sécurisée qui dispose d’une application mobile Android et IOS intuitive qui donne un accès constant à vos collaborateurs depuis n’importe quel endroit. Véritable solution tout-en-un, vous disposez de fonctionnalités avancées et personnalisées (partage de fichiers, agenda partagé, chat, suivi du temps et des dépenses, sondages…).

Conseil n° 5 : la version d’essai

Profitez des versions d’essai presque toujours proposées par les éditeurs pour tester un outil et vous assurer que la solution choisie correspond à vos besoins.

Collaborez pour mieux travailler

L’intérêt du travail collaboratif en chiffres

86 % des entreprises considèrent que le collaboratif permet de faciliter l’intégration de nouveaux collaborateurs.

Source : Enquête Archimag réalisée pour Jalios

Une meilleure communication, une meilleure appréhension de la culture métier et des processus métier de votre entreprise : des atouts-clés pour l’intégration de nouveaux collaborateurs.

L’email reste à 51 % l’outil privilégié pour communiquer et échanger des informations en entreprise, malgré l’accès à une messagerie instantanée ou un réseau social d’entreprise.

Source : étude Bureaux à partager et Fabernovel Institute sur Myhappyjob.com, 2018

On comprend ainsi l’intérêt d’avoir à sa disposition tous les outils collaboratifs sur un portail en ligne unique, y compris sa boîte mail.

15 % : c’est la hausse d’engagement des collaborateurs sur les portails collaboratifs internes.

Source : Lecko

Le chiffre parle de lui-même : les salariés sont demandeurs d’une solution collaborative pour mieux travailler.

Faites progresser votre activité en collaborant mieux

Comment ne plus perdre les informations précieuses échangées de manière informelle entre les collaborateurs ? Un portail collaboratif sert aussi à cela : à centraliser dans une plateforme unique et accessible à tous, toutes les informations, même celles qui semblent informelles et en apparence peu importantes. Consignez-les dans une solution en ligne, et vous éviterez de perdre des heures à essayer de vous rappeler d’une conversation tenue plusieurs semaines auparavant !

Vos collaborateurs bénéficient par ailleurs d’une vision partagée de votre activité. Plus de simplicité, plus de fluidité dans les échanges, et de meilleurs processus : en bref, de meilleures conditions pour travailler efficacement en équipe.

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Avant de choisir votre portail collaboratif...

Pour 51 % des salariés, la collaboration en entreprise passe avant tout par des valeurs et des méthodes communes (source : étude La culture de la collaboration en progrès dans les entreprises, Ipsos, 2018). Les outils collaboratifs viennent ensuite et ne sont que les moyens de concrétiser une culture d’entreprise collaborative.

Aussi, avant de choisir et de mettre en place un portail collaboratif dans votre entreprise, sondez vos équipes pour recueillir leurs avis et leurs besoins. Vous mettez ainsi toutes les chances de votre côté pour faire le bon choix d’outil.