Comment envoyer un dossier par mail ? Réponse : par transfert sécurisé !
Comment envoyer un dossier par mail ?
- Réponse n° 1 : compressez votre dossier au format zip, et téléchargez-le en pièce jointe de votre email, puis envoyez votre message. Cette solution est possible si le poids de votre dossier ne dépasse pas 5 Mo ou 25 Mo, selon la messagerie utilisée (Gmail, Outlook ou autre).
- Réponse n° 2 : votre dossier est trop volumineux pour être transmis par mail. Si vos données ne sont pas sensibles, utilisez un service gratuit disponible sur internet pour envoyer par e-mail un lien de téléchargement du dossier compressé.
- Réponse n° 3 : si vous êtes une entreprise, utilisez l’un des logiciels de transfert de données sécurisés recommandés dans cet article et conformes au RGPD.
Nous vous expliquons comment manipuler le transfert de fichiers en toute sécurité :
Réponse n° 1 : envoyer un dossier .zip par email
Comment joindre un dossier par mail ? Comment envoyer un dossier complet en pièce jointe ? Comment compresser un dossier pour l’envoyer par mail ? Comment envoyer un fichier compressé par mail ? Trouvez la réponse à toutes ces questions en suivant les étapes suivantes.
Étape n° 1 : compresser son dossier
Procédure à suivre pour obtenir un dossier compressé (aussi appelé « zip ») sur Windows 10, Windows 7, Windows 8.1 et Mac OS (Mojave, Sierra) :
- réunir les fichiers à transférer dans un dossier,
- faire un clic droit avec sa souris sur ce dossier,
- sélectionner « dossier compressé » puis « envoyer vers »,
- le dossier compressé s’affiche alors avec le même nom que le dossier original, mais avec l’extension .zip et un poids inférieur.
Si vous utilisez un vieux système d’exploitation sur votre PC (Windows) ou sur votre ordinateur Mc Intosh ne permettant pas de compresser à l’aide d’un clic droit, vous devez chercher des applis de compression de fichiers telles que WinZip, WinRAR, 7zip, ou encore Stuffit Expander pour Mac OS, puis installer l’application sur votre ordinateur.
Pour le système d’exploitation Linux tel qu’Unbuntu, il est possible de compresser un dossier via un simple clic droit.
N’oubliez pas de lire chaque étape avant de cliquer sur « OK » pour installer votre application ou compresser votre dossier.
Étape n° 2 : vérifier le poids du dossier compressé
Vérifiez que le poids du dossier compressé ne dépasse pas la taille maximale autorisée par votre messagerie :
- 10 Mo maximum avec la messagerie de Free,
- 25 Mo maximum avec Gmail,
- 25 Mo maximum avec Outlook ou Hotmail,
- 25 Mo maximum avec Orange,
- 15 Mo maximum avec SFR,
- 10 Mo maximum avec Yahoo ! Mail.
Étape n° 3 : joindre le fichier à son message
… et cliquer sur « envoyer » ! C’est fait : vous venez d’envoyer votre dossier par mail !
Tutoriel : envoyer un dossier par Outlook
Comment envoyer un dossier par mail avec Outlook ? Réponse dans la vidéo suivante :
Tutoriel : envoyer un dossier par Gmail
Comment envoyer un dossier par Gmail ? Réponse dans la vidéo suivante :
Note : le destinataire de votre email et du dossier en pièce jointe doit pouvoir décompresser le dossier compressé. Assurez-vous qu’il soit équipé d’un outil le lui permettant.
Réponse n° 2 : utiliser un service gratuit sur internet
Comment envoyer un dossier de photos ? Comment transférer un dossier pour envoyer des photos ? Lorsque votre messagerie ne vous permet pas d’envoyer un dossier lourd par mail, vous pouvez compresser un dossier en ligne en utilisant un service gratuit sur internet.
Ce genre de service limite l’envoi de fichiers volumineux à 2 GO maximum par envoi, et l’adresse url de téléchargement est éphémère (disponible pendant 10 jours seulement environ). Aucune inscription n’est requise, aucun compte à créer.
Cependant, attention à l’arbre gratuit qui cache une potentielle forêt de problèmes de sécurité informatique…
Envoyer un dossier par WeTransfer
Pour transférer un dossier volumineux (2 GO maximum), vous pouvez utiliser gratuitement WeTransfer en français.
Voici comment envoyer un dossier par WeTransfer :
- dans le menu, cliquez sur « ajoutez vos fichiers »,
- indiquez le mail de votre contact dans le champ « envoyer à »,
- indiquez votre adresse mail,
- rédigez votre message et cliquez sur « transférer ».
Tutoriel en vidéo pour envoyer un fichier volumineux avec WeTransfer :
WeTransfer est très utilisé par les particuliers pour envoyer des messages contenant de gros fichiers. Ces pratiques sont devenues courantes. Aucune connexion n’est demandée. Aucun savoir technique n’est nécessaire. Un ordinateur, internet, et vous pouvez démarrer votre transfert de fichiers !
Les utilisateurs voient des publicités en échange de l’utilisation gratuite du service. Note : WeTransfer Plus est la version payante du service et permet un envoi de 20 Go.
Envoyer des photos avec TransferNow
Site équivalent à WeTransfer, l’application en ligne TransferNow permet d’envoyer des photos par mail, et d’autres types de documents.
La procédure à suivre pour envoyer un dossier par mail avec TransferNow :
- vous téléchargez votre dossier compressé contenant vos photos,
- vous renseignez l’adresse email de votre destinataire,
- vous renseignez votre adresse email,
- vous indiquez l’objet de votre envoi,
- vous rédigez votre message,
- vous cliquez sur « envoyer » et c’est dans les tuyaux !
4 GO par transfert de dossier lourd : voici la limite imposée en version gratuite, avec l’affichage de la publicité. En version premium/payante, l’envoi d’un fichier lourd est possible jusqu’à 20 GO.
Un transfert de données inadapté aux entreprises
appvizer pourrait créer un forum consacré à la question de la sécurité informatique, tellement le sujet est épineux. Les actualités liées au Cloud Act américain et au RGPD ont notamment alimenté notre magazine en 2018.
Imaginons les messages postés et questions fréquentes sur l’utilisation d’un service gratuit en ligne pour partager un dossier compressé par mail :
- Le service en ligne hébergeant les données est-il soumis aux lois américaines ou au règlement européen sur la protection des données personnelles ?
- La confidentialité des données est-elle assurée ? Quelles sont les mesures de protection contre un virus ou une cyberattaque ?
- Les dossiers partagés sont-ils protégés par des certificats de sécurité répondant aux normes préconisées par l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information) et les autres autorités ?
- Les membres de mon entreprise savent-ils qu’ils peuvent perdre ou corrompre des données capitales en utilisant des outils gratuits sans l’autorisation du DSI ?
- Quelle est la date de la dernière intervention de mon DSI (directeur des systèmes d’information) pour recenser et interdire ces pratiques de shadow IT dans mon entreprise ?
- Les jeux vidéos installés en douce présentent-ils une menace ?
- Les outils de bureautique sont-ils infectés ?
- Le matériel informatique est-il en bon état de marche ?
Inutile de commenter : la réponse est, dans bien des cas, incertaine. L’outil parfait existe pourtant. Partons à la découverte de solutions d’envoi de dossiers 100 % sécurisées…
Réponse n° 3 : utiliser un logiciel de transfert sécurisé
Comment envoyer un dossier par mail sans le compresser ? Envoyer un dossier par mail sur Mac ou PC sans aucune limite et en toute sécurité est possible.
Voici un benchmark High-Tech de logiciels pro : ils constituent les meilleures réponses pour envoyer un dossier par mail. appvizer vous invite à effectuer des comparatifs entre les services gratuits et les logiciels professionnels présentés ici.
Cette démarche va vous permettre de choisir un outil complet pour l’entreprise, et de partager du contenu confidentiel de manière sécurisée avec vos collaborateurs, clients et fournisseurs.
Transférer ses fichiers avec BlueFiles
Le logiciel pro BlueFiles est particulièrement apprécié par les juristes, cabinets d’audit et DSI, car il permet de crypter les dossiers et les fichiers, et ce, avant tout partage par email.
Des comités exécutifs, ou des sociétés traitant des données médicales telles que le groupe ORPEA ont notamment adopté cette solution, car elle est simple à utiliser, et écarte tout risque de fuite de données.
Découvrez dans la vidéo suivante comment crypter vos fichiers et les partager de manière sécurisée avec la solution BlueFiles :
Vous pouvez utiliser deux solutions pour transférer vos dossiers et fichiers de manière sécurisée avec BlueFiles :
- Solution n° 1, l’impression de fichiers cryptés BlueFiles et l’envoi par mail : •
- vous transformez votre fichier au format crypté .blue, en sélectionnant « imprimer » dans le menu puis « imprimante BlueFiles »,
- vous choisissez à quelles adresses email l’envoyer,
- vous envoyez votre fichier crypté par mail,
- les destinataires s’authentifient pour accéder au fichier crypté,
- les destinataires déchiffrent le fichier pour y accéder.
- Solution n° 2, le transfert de dossier en ligne :
- vous faites un clic droit sur le dossier à partager pour ajouter vos destinataires,
- vous cliquez sur « envoyer », la solution achemine automatiquement tous les messages,
- les destinataires reçoivent un courriel avec lien pour accéder au dossier partagé,
- les destinataires doivent s’authentifier pour accéder au dossier crypté,
- les destinataires téléchargent et déchiffrent le dossier pour y accéder.
BlueFiles
🔐 La solution vous aide à assurer votre politique de confidentialité et de sécurité des données :
- l’éditeur détient le certificat TRUSTe et le label France Cybersecurity,
- les données sont hébergées en France,
- la gestion des droits utilisateurs s’effectue en temps réel pour accorder ou supprimer des accès à un fichier spécifique,
- à chaque contact est associée une identité numérique unique, ce qui garantit la sécurité des accès, et assure la traçabilité des actions liées à un fichier,
- la solution est conforme au RGPD,
- le contrôle des accès aux serveurs est strict.
Envoyer des fichiers avec J-Doc
Le logiciel professionnel J-Doc convainc les DSI de TPE, PME, ETI et grands groupes souhaitant se débarrasser des multiples solutions gratuites utilisées par les collaborateurs dans l’organisation, et des problèmes de sécurités liés.
Parmi les utilisateurs de la solution, on remarque : des cabinets de radiologie et de médecins, des cabinets d’avocats (partage de pièces confidentielles), des collectivités territoriales soumises à des obligations légales concernant les échanges de documents, ou encore des sociétés de conseil et des constructeurs de maisons.
Retrouvez dans la vidéo suivante un tutoriel vous indiquant le mode emploi pour partager un dossier par mail de manière sécurisée avec la plateforme J-Doc :
La solution permet de gérer votre espace personnel, protégé par mot de passe. Vous créez un dossier, et glissez-déposez les fichiers à partager dans le dossier.
Deux solutions pour transférer un dossier avec le logiciel pro J-Doc :
- Solution° 1 :
- copiez-collez le lien de téléchargement dans le corps de l’email à envoyer en faisant le lien sur une phrase du type « cliquez sur ce lien » ;
- donnez le mot de passe pour accéder au lien de téléchargement par téléphone au destinataire de l’email.
- Solution n° 2 :
- sélectionnez un contact depuis l’interface du logiciel,
- associez un identifiant et un mot de passe à votre contact,
- le logiciel envoie automatiquement un message à votre contact avec un lien l’invitant à se connecter à un espace sécurisé, son identifiant et son mot de passe pour se connecter,
- choisissez quel dossier vous souhaitez partager avec ce contact,
- renseignez le nom de votre contact,
- votre contact reçoit une notification par email l’informant que vous avez partagé un dossier avec lui.
J-Doc
🔐 De solides arguments pour garantir la sécurité et la confidentialité des données :
- le stockage de vos données est chiffré avec un hébergement sécurisé en France,
- l’éditeur détient la Certification ISO 27001, avec une conformité totale au RGPD,
- le respect des recommandations de l’ANSSI,
- la gestion des droits d’accès utilisateurs est totalement paramétrable,
- la traçabilité des événements liés à un fichier est omniprésente grâce à l’horodatage,
- un serveur virtuel est dédié à chaque client utilisateur.
Partager ses données avec LockTransfer
LockTransfer est la solution de partage sécurisé de fichiers de la suite professionnelle LockSelf.
L’éditeur français propose une suite de solutions de type coffre-fort certifié par l’ANSSI, pour que les TPE, PME et grands groupes puissent gérer et partager leurs données sensibles en toute sécurité.
La SNCF, BNP Real Estate ou encore Bouygues Telecom sécurisent leurs partages de fichiers en chiffrant les pièces jointes, et utilisent des espaces d’échanges sécurisés à destination de leurs clients, fournisseurs et collaborateurs externes.
Visualisez l’interface avec un aperçu du tableau de bord de la plateforme dans la vidéo suivante. Il s’agit d’un tutoriel vous expliquant comment partager un dossier par mail de manière sécurisée avec le logiciel pro LockTransfer :
Les étapes à suivre pour partager un dossier avec le logiciel LockTransfer :
- ajoutez votre dossier compressé ou vos fichiers à transférer,
- renseignez l’adresse email de votre destinataire (plusieurs destinataires possibles),
- indiquez un mot de passe pour sécuriser l’accès aux fichiers,
- renseignez le numéro de téléphone mobile de votre destinataire,
- choisissez le nombre de téléchargements possibles pour chaque fichier,
- définissez une date d’expiration si vous souhaitez limiter le partage des documents dans le temps, •
- vous pouvez indiquer un commentaire ou spécifier une indication telle que « pour validation » par exemple,
- indiquez si vous souhaitez recevoir un accusé de téléchargement (très pratique pour coordonner des actions urgentes),
- cliquez sur « envoyer ».
Côté destinataire :
- le récepteur du courrier électronique reçoit un message avec un lien pour accéder au dossier partagé,
- il reçoit le mot de passe par SMS pour s’authentifier sur la page web d’accès au dossier,
- il peut télécharger le dossier ou les fichiers partagés.
Vous pouvez changer les droits d’accès à tout moment et suivre en temps réel les actions sur un fichier spécifique grâce au procès-verbal historisé. L’historique retrace les actions effectuées concernant le fichier permettant une traçabilité des données partagées, de l’adresse IP de l’utilisateur, etc.
LockTransfer
🔐 La sécurité et la confidentialité des données sont assurées :
- l’éditeur propose un hébergement sécurisé en France, via le Cloud Privé, Outscale France,
- l'éditeur détient la certification CSPN délivrée par l'ANSSI, garantissant une haute protection de la donnée,
- chaque fichier bénéficie d’un chiffrement AES256 (Advanced Encryption Standard), un niveau de protection militaire !
Sécuriser, stocker et partager ses documents avec oodrive_share
Oodrive accompagne les PME, ETI et grands groupes avec ses solutions parmi les plus sécurisées du marchés, dans leur transition vers un écosystème sécurisé tout en protégeant leurs données sensibles. Elle compte des clients parmi l’Administration Publique (Assemblée Nationale, Medef), mais aussi des entreprises du secteur privé (banques, grande distribution, luxe, industries, etc.).
Sa plateforme oodrive_share est entièrement dédiée au stockage, à la synchronisation et au transfert des fichiers en ligne. Elle offre un espace collaboratif pour stocker vos documents, les organiser, les synchroniser et les partager avec des collaborateurs, des clients ou des fournisseurs. Ils peuvent les consulter où qu'ils se trouvent, et quel que soit le device utilisé (ordinateur, tablette ou mobile).
Pour faciliter l’envoi des fichiers volumineux par email, oodrive_share convertit automatiquement les fichiers lourds en liens sécurisés au moment de l’intégration d’une pièce jointe à un email, directement depuis votre messagerie.
Les avantages de la solution :
-
les données sont en sécurité grâce notamment à l’identification unique SSO et au chiffrement,
-
aucune limite de volume pour l’envoi,
-
possibilité d'annuler la disponibilité du fichier si une erreur de destinataire a lieu,
-
gardez le contrôle sur vos documents partagés en définissant par exemple un nombre maximum de téléchargements et une date limite, un mot de passe pour accéder au fichier ou les droits (lecture seule ou modification),
-
suivez l'historique des interactions des personnes avec vos fichiers.
🔐 La sécurité et la confidentialité des données sont assurées :
-
certifiée ISO 27001,
-
certifiée Cloud Confidence,
-
certifiée SecNum Cloud,
-
les données sont hébergées en France,
-
les données sont chiffrées avec le standard d'encodage avancé (AES).
Notre classement de réponses à la question « Comment envoyer un dossier complet par mail sans corrompre ses données ? » est terminé. Faites maintenant votre choix !
Article mis à jour, publié initialement en février 2019.