Optimisez la gestion de votre école et le nombre d’inscriptions avec un CRM école

Qu’est-ce qu’un CRM école et pourquoi il peut vous être utile ?

Le marché des écoles de l’enseignement supérieur est de plus en plus concurrentiel, de par le nombre d’écoles grandissant, et l’internationalisation de la concurrence. C’est un fait : les étudiants ont de plus en plus le choix, et les convaincre est un challenge.

Aussi, ces établissements d’enseignement supérieur et autres grandes écoles sont de plus en plus soumis à une logique de rentabilité, et leur fonctionnement se rapproche de celui des entreprises.

Face à ces nouveaux enjeux, s’équiper d’un logiciel de gestion pour enseignement supérieur, de type CRM (customer relationship management), permet de mettre toutes les chances de son côté. Mais qu’est-ce qu’un CRM école exactement ? Quelles fonctionnalités et quelles utilisations pouvez-vous en faire ?

Les réponses et une sélection de logiciels dans cet article !

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Définition et fonctionnalités d’un CRM école

Un CRM école est un logiciel de gestion de relation client dont les fonctionnalités ont été adaptées aux besoins spécifiques des établissements d’enseignement supérieur.

Les établissements d’enseignement supérieur ont des besoins similaires à ceux des entreprises :

• trouver des clients (ici des étudiants),
• communiquer,
• suivre leurs relations,
• accéder à une base de données unifiée,
• et digitaliser l’administratif.

👉 Le CRM école est un outil particulièrement efficace pour booster la conversion des candidats prospects en étudiants inscrits, en optimisant leur expérience tout au long de leur parcours client.

Il peut être utilisé par différents types d’établissements, pour la plupart de l’enseignement supérieur :

• écoles d’ingénieur,
• écoles de commerce,
• écoles privées
• CFA,
• universités, etc.

Principales fonctionnalités d’un CRM école

• création d’une base de prospects
  • import de fichiers,
  • alimentation automatique via des formulaires en ligne,
  • mise à jour automatique des informations, etc.
• outils marketing et commerciaux
  • planification et gestion des rendez-vous,
  • historique des appels et des emails,
  • envoi de SMS,
  • emailing,
  • marketing automation, etc.
• gestion administrative
  • gestion des inscriptions,
  • gestion électronique des documents,
  • stockage des documents,
  • paiement de frais en ligne, etc.
• tableaux de bord
  • suivi des recrutements,
  • atteinte des objectifs,
  • efficacité des actions communication, etc.

Pourquoi utiliser un CRM pour école ? 6 bonnes raisons

Mieux gérer ses données

Bien souvent, les données sont hébergées sur différents fichiers Excel ou des bases de données cloisonnées. Chaque service peut donc parfois travailler sur le même contact sans en avoir connaissance : la communication n’est ni harmonisée, ni efficace.

Aussi, l’utilisation d’un CRM permet de centraliser les données et de fournir à tous une vue à 360° de chaque profil, qu’il soit candidat, étudiant ou une entreprise partenaire.

On note plusieurs avantages :

• l’unification des données, chaque personne ayant accès à la plateforme peut prendre connaissance de l’historique et venir enrichir les profils,
• la diminution du risque de perte d’information,
• une sécurité renforcée des données,
• la récupération automatique de données via des formulaires, sur le site web de l’école,
• l’accessibilité aux données en mobilité terrain, permettant d’éviter la double saisie suite à un salon étudiant par exemple, etc.

Le CRM permet d’exploiter le plein potentiel des données en votre possession, et de vous en fournir des complémentaires. Ainsi, il vous fournit de façon claire et rapide une connaissance approfondie de vos prospects, pour mieux les convaincre par la suite !

Augmenter le nombre d’inscrits

Les différents outils du CRM permettent, in fine, de mieux suivre les prospects dans leur parcours en répondant au mieux à leurs interrogations et besoins.

En suivant la méthode Inbound Marketing, appliquée aux établissements d’enseignement :

© Hubspot

Le CRM intervient à partir de l’étape Convertir, de la manière suivante.

• Vous faites connaître votre établissement grâce à de la publicité et de la production de contenus bien référencés.
• De potentiels futurs étudiants interagissent avec votre école :
  • en laissant leurs coordonnées via un formulaire.
  • en cliquant sur un bouton (call-to-action),
• Les coordonnées sont automatiquement enregistrées dans votre CRM, complétées par d’autres informations précieuses grâce aux cookies (par quel canal il·elle est arrivé·e, quel contenu l’a intéressé·e, quelle formation est recherchée, etc.).

• Ensuite, le CRM vous permet de segmenter votre base de données en différentes catégories et de créer des campagnes email personnalisées.

👉 En fonction d’où ils·elles se trouvent dans leur processus d’admission et de réflexion, vous pouvez interagir de manière ciblée et personnalisée, pour que les bons messages soient transmis au bon moment et aux bonnes personnes.

Exemple : un email donnant les « 5 bonnes raisons de choisir notre école » aura bien plus d’impact une fois le candidat admis, si jamais il hésite avec une autre, plutôt qu’au tout début de son parcours.

Fidéliser les anciens élèves

Vous le savez, maintenir le lien avec les alumni (anciens élèves) est important pour faire vivre le réseau de votre école : c’est bien souvent grâce à eux que vous nouez de futurs partenariats. Par exemple, pour proposer des stages ou alternances en entreprise à vos étudiant·es.

Pour entretenir vos relations, vous pouvez là encore utiliser le biais des campagnes email en faisant du lead nurturing.

Améliorer la gestion des partenariats avec les entreprises

La gestion des partenariats avec les entreprises est une activité clé pour un établissement, notamment pour optimiser l’employabilité des élèves, que ce soit pour un stage ou un CDI.

C’est également stratégique, car les entreprises peuvent reverser la taxe d’apprentissage aux établissements de leur choix. C’est donc une source de revenus à ne pas négliger, qu’une bonne gestion et une bonne communication permettent d’optimiser.

Mesurer l’efficacité des actions

Grâce à des indicateurs de performance et des tableaux de bord personnalisables, vous pouvez mesurer les résultats des actions mises en place.

Vous identifiez ainsi les actions commerciales et marketing qui peuvent être améliorées, et celles qui fonctionnent afin d’optimiser les efforts et les budgets. Par exemple, vous avez accès à des indicateurs comme le :

• taux d’ouverture d’emails,
• taux de désinscription,
• taux de clics, etc.

Digitaliser l’administratif

Un CRM permet de digitaliser une partie des processus administratifs pour :

• générer des factures,
• gérer les paiements,
• stocker les documents des inscriptions,
• gérer les conventions de stage, etc.

Quel CRM éducation choisir ? Sélection de 3 logiciels

ALBERT, le CRM pour les écoles de langue

Développé pour répondre aux besoins particuliers des centres linguistiques, le CRM ALBERT vous fera gagner du temps sur vos tâches du quotidien :

• gestion des contacts,
• suivi des prospects,
• création de devis et de factures,
• gestion des encaissements,
• envoi d’emails, etc.

💪 Ses points forts :

• riche en fonctionnalités, il reste intuitif et facile à prendre en main,
• il est sécurisé et les données sont hébergées en France,
• possibilité de gérer plusieurs établissements.

Miracle, l’ERP et CRM pour la gestion des écoles supérieures

Miracle est un logiciel de gestion conçu pour répondre spécifiquement aux besoins des établissements de l’enseignement supérieur, en misant notamment sur le marketing automation et l’intelligence artificielle. Cet ERP et CRM vous permet de tout gérer de A à Z :

• gestion commerciale,
• gestion financière,
• gestion administrative,
• et gestion pédagogique.

💪 Ses points forts :

• adaptable grâce aux différents modules ou à des développements spécifiques,
• unification des outils et des processus en une seule plateforme,
• un parcours utilisateur fluide et personnalisé.

Oscar Campus CRM : CFA, universités et grandes écoles

Le CRM Oscar Campus a été spécialement développé pour aider les établissements de l’enseignement supérieur à augmenter le nombre d’inscriptions des étudiants :

• centralisez toutes les données des candidats,
• créez des campagnes en toute simplicité,
• puis analysez les résultats avec des tableaux de bord intelligents.

© Oscar Campus CRM

💪 Ses points forts :

• le paramétrage de campagnes marketing automatisées, via différents canaux de communication (emails, courriers et SMS),
• l’accompagnement par un chef de projet dans la mise en place, le paramétrage et l’utilisation de la plateforme,
• booste la conversion des candidats en étudiants.

OSCAR CRM

3 avis

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Conseils de mise en place d’un projet CRM pour votre école

Tout comme un ERP spécialisé dans l’enseignement supérieur, un CRM école peut révolutionner votre manière de travailler, et se révéler être un très bon investissement.

Attention toutefois : la mise en place d’un CRM n’est pas un projet anodin, et il vous faut anticiper les changements à venir et organiser une transition en douceur.

Voici quelques conseils pour maximiser les chances de succès de votre projet CRM :

• définissez bien vos besoins en amont afin de choisir le logiciel qui répondra le mieux à vos besoins. Tous les logiciels n’ont pas les mêmes fonctionnalités et n’ont pas tous le même coût.
• calculez le retour sur investissement attendu par rapport au coût du logiciel, en estimant le nombre d’inscriptions supplémentaires et les retombées financières,
• formez vos collaborateurs·trices et adoptez une conduite du changement afin de leur montrer comment les fonctionnalités peuvent leur faciliter le travail et l’améliorer, pour qu’ils se sentent impliqués et utilisent l’outil. Si les salarié·es des entreprises sont plus habitués à la dématérialisation et à l’utilisation d’un CRM, c’est souvent moins le cas dans le domaine de l’enseignement.

Alors, convaincu·es par l’utilisation d’un CRM pour votre établissement ?