Quels sont les documents comptables ? Liste complète et obligations à connaître
Pour la bonne tenue de sa comptabilité, toute entreprise se doit d’enregistrer ses opérations financières et d’en garder la trace.
C’est là tout l’intérêt des documents comptables : répertorier l’ensemble des flux financiers, entrants comme sortants, et les associer à une preuve.
Ces documents sont des supports à établir et à conserver, afin de pouvoir les présenter à votre expert-comptable, à l’Urssaf, ou à l’administration fiscale à leur demande.
Passons en revue les principales pièces comptables à connaître, leurs spécificités et les obligations qui vous incombent.
Les livres comptables
Parmi les livres comptables obligatoires, qui sont des registres servant à consigner les enregistrements comptables, on retrouve le livre journal et le grand livre.
Le livre journal
Le livre journal, également appelé journal comptable, est obligatoire pour les entreprises commerciales. Son rôle principal consiste à répertorier par ordre chronologique toutes les opérations comptables de l’entreprise au débit comme au crédit. Il permet aussi de catégoriser les écritures comptables en fonction de leur nature.
Le grand livre
Le grand livre s’appuie sur les mêmes informations que le journal comptable, en les présentant différemment. Il consigne l’ensemble des flux de l’entreprise dans l’ordre chronologique et par compte.
ℹ️ Le livre d’inventaire n’est plus un livre comptable obligatoire depuis le 1er janvier 2016, mais tous les documents ayant été établis auparavant doivent être conservés pendant 10 ans.
Les comptes annuels
Les comptes annuels, également appelés comptes sociaux, sont des documents à produire obligatoirement une fois par an. Ils englobent :
- le bilan comptable,
- le compte de résultat,
- et l’annexe comptable.
Le bilan comptable
Le bilan comptable est un document établi lors de la clôture de l’exercice comptable, qui rend compte de la situation patrimoniale de l’entreprise. Il se présente sous la forme d’un tableau à deux colonnes avec :
- d’un côté l’actif qui désigne tout ce que l’entreprise possède ;
- de l’autre côté le passif, qui désigne ce que l’entreprise doit.
Le compte de résultat
Le compte de résultat liste les produits et les charges de l’entreprise sur un exercice, dont la différence est le résultat net. Ce dernier indique si l’entreprise est bénéficiaire (résultat positif) ou déficitaire (résultat négatif). Les soldes intermédiaires de gestion (SIG) permettent de l’analyser en le découpant plus finement.
L’annexe comptable
L’annexe comptable apporte des informations complémentaires pour faciliter la lecture du bilan et du compte de résultat, et peut aussi se décliner en annexe abrégée ou simplifiée. Les plus petites entreprises en sont dispensées.
Le fichier des écritures comptables (FEC)
Le fichier des écritures comptables (FEC) est un document comptable informatisé répertoriant tous les flux de l’exercice en cours. Il est exigible par l’administration fiscale lorsqu’un avis de vérification de comptabilité ou un avis d’examen de comptabilité vous est adressé et doit pour cela être rigoureusement tenu à jour.
Les pièces justificatives en comptabilité
Les pièces comptables justificatives sont une base pour établir les états financiers d’une entreprise.
Obligatoires, elles regroupent tous les documents actant une transaction financière, aussi bien des dépenses que des revenus :
- les factures (d’achat et de vente),
- les relevés de banques,
- les reçus,
- les journaux de paie,
- les notes de frais,
- les déclarations sociales, etc.
☝️ Toute écriture comptable doit être associée à sa pièce comptable, qui prouve son existence dans les comptes. Sans pièce justificative, vous ne pouvez enregistrer aucune opération dans votre comptabilité.
Quelles sont les obligations liées aux documents comptables ?
La conservation des documents comptables
Vos documents comptables doivent être conservés selon des règles précises. La durée légale de conservation des livres comptables comme des pièces justificatives est de 10 ans, à compter de la date de clôture de l’exercice comptable.
Le classement des documents comptables
Le système de classement des documents comptables et leur forme (documents originaux ou leur version dématérialisée) ne sont soumis à aucune exigence.
La simple et bonne pratique à adopter est donc d’utiliser un système logique qui vous permettra de retrouver facilement n’importe quel document comptable. En effet, vous devez être en mesure de présenter les pièces exigées à l’administration fiscale ou à l’Urssaf à leur demande, à tout moment.
Si votre tenue comptable est dématérialisée, ou que vous êtes en transition vers votre dématérialisation comptable, de multiples solutions logicielles s’offrent à vous. Ainsi, pourquoi ne pas regarder du côté :
- des logiciels de comptabilité,
- ou des experts-comptables en ligne ?
Tous ces outils vous permettent de faciliter votre administration comptable. N’hésitez pas à regarder ce que chacun d’eux peut offrir !
Diplômée de l'ISIT, grande école de management et de communication interculturels, Samantha a d'abord exercé son métier de "passeuse" de sens et de connaissances dans le monde de la traduction et à l'international. Comptant désormais plus de 5 ans d'expérience dans le marketing digital et la rédaction web SEO, elle se donne pour mission d'aider les entreprises BtoB engagées à faire rayonner leur cœur de métier. Avec son clavier pour allié et une bonne dose d'enthousiasme, elle leur propose du contenu impactant adressé à leur audience cible : articles de blog, sites internet, newsletters, e-books, pages de vente… Toujours curieuse, elle reste en veille sur les bonnes pratiques et les tendances SEO pour proposer aux clients un accompagnement éclairé et des stratégies pertinentes.
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