Vérification de comptabilité : à quoi s’attendre et comment se préparer

L’idée d’une vérification de comptabilité vous donne des sueurs froides ? Dirigeant·e d’entreprise ou gérant·e d’une société, vous avez reçu un avis de vérification de comptabilité et souhaitez savoir à quoi vous en tenir ?

Pas de panique, on vous explique de quoi il retourne afin que vous appréhendiez au mieux le déroulement de cette procédure.

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Qu’est-ce que la vérification de comptabilité ? Définition et objectifs

Vérification de comptabilité : définition

En quelques mots, la vérification de comptabilité est un examen de tous les documents comptables et des pièces justificatives se rapportant à l’activité de votre entreprise, pour l’année (ou les années) sélectionnée(s).

Lieu de la vérification de comptabilité :

Elle est menée par l’administration fiscale directement dans les locaux de l’entreprise.

Objectifs

Cette procédure vise à s’assurer que la situation comptable réelle d’une entreprise est en accord avec les éléments déclarés, en confrontant divers éléments. Plus précisément, elle vérifie :

• la tenue d’une comptabilité, qu’elle soit complète ou simplifiée, selon les obligations qui lui incombent ;
• la véracité des écritures saisies, en s’appuyant sur des pièces justificatives, les données matérielles de l’entreprise, et d’autres renseignements,
• la concordance entre les déclarations fiscales et les données issues de la comptabilité.

La vérification permet de réajuster les impositions, le cas échéant, à la hausse ou à la baisse. On parle alors respectivement de redressement ou de dégrèvement.

☝ Qu’est-ce que la vérification de comptabilité étendue ?

La vérification de comptabilité étendue désigne le fait de poursuivre la procédure d’examen d’une entreprise avec la situation fiscale personnelle de·la du dirigeant·e ou chef·fe d’entreprise, en même temps ou à sa suite.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Toutes les entreprises soumises à l’obligation de tenir des documents comptables et devant être en mesure de les présenter sont concernées par la vérification de comptabilité.

D’après la définition de la vérification de la comptabilité du Bofip (Bulletin officiel des finances publiques), cette procédure :

« (...) a pour objet d’examiner, sur place, la comptabilité d’une entreprise individuelle ou instituée sous forme de société ou d’une personne de droit public qui serait passible de l’impôt sur les sociétés (...) ou soumise à la TVA (...) ».

Bofip-impots.gouv.fr

Durée de la vérification de comptabilité

La vérification de comptabilité ne peut pas durer plus de 3 mois pour les petites entreprises. Cette disposition vaut pour les entreprises dont le chiffre d’affaires est inférieur au seuil du régime simplifié d’imposition, c’est-à-dire :

• 818 000 euros pour les activités d’achat/vente,
• 247 000 euros pour les prestations de service.

Un allongement de la procédure jusqu’à 6 mois peut avoir lieu dans le cas où de graves irrégularités dans la comptabilité sont constatées.

Quel est le déroulement d’une vérification de comptabilité ? 12 étapes

En amont du contrôle

1. Préparation des documents (livres comptables, factures, relevés de comptes bancaires, contrats, etc.) en amont de la vérification : la personne chargée de la procédure cherche à recueillir un maximum d’informations sur l’entreprise.

2. Réception de l’avis de vérification de comptabilité généralement 15 jours avant la date. L’avis doit obligatoirement préciser :

• quelles années feront l’objet du contrôle,
• la possibilité pour l’entreprise de se faire assister par un conseil.

Pendant la vérification

3. Réalisation des opérations de la vérification de comptabilité :

• contrôle des documents comptables, tant sur le fond que sur la forme,
• analyse de documents juridiques,
• examen des processus comptables,
• constatations matérielles.

4. Visite des locaux de l’entreprise.

5. Réunion de synthèse rassemblant l’agent·e chargé·e de la vérification, la·le représentant·e de l’entreprise et son conseil, le cas échéant. Ces échanges offrent la possibilité d’argumenter et les rehaussements envisagés peuvent être abandonnés.

En fin de procédure

6. Établissement d’un rapport par le vérificateur, qui sera transmis à sa hiérarchie. Le document comporte les erreurs et anomalies identifiées ainsi que les propositions de rectifications notifiées à l’entreprise.

7. Conclusion et réception par l’entreprise de la notification finale :

• soit un avis d’absence de rectification, lorsqu’aucune procédure de rectification n’est envisagée,
• soit une proposition de rectification motivée par les observations du vérificateur.

À l’issue du contrôle

8. Réponse de l’entreprise dans un délai de 30 jours suivant la réception du courrier. Pour une rectification, l’entreprise peut faire valoir ses observations et contester les redressements proposés. Sans réponse de sa part, son acceptation est tacite.

9. Deuxième réponse motivée de l’administration fiscale : à partir des observations de l’entreprise, l’administration décide de leur acceptation ou de leur rejet ; elle fait ensuite parvenir un nouveau courrier de proposition de rectification.

10. Possibilité de saisine de la commission départementale ou nationale pour examen du dossier, si l’entreprise conteste la procédure de redressement envisagée.

11. Mise en recouvrement de l’impôt supplémentaire : malgré les éventuelles contestations, l’entreprise a l’obligation de régler les sommes demandées.

12. Recours devant le tribunal administratif, si le différend n’a pas trouvé d’issue entre l’administration et l’entreprise.

Quelles sont les conséquences d’un défaut de présentation des documents ?

Si l’entreprise n’est pas en mesure de présenter les documents nécessaires à la procédure de contrôle, le vérificateur rédige un procès-verbal pour rendre compte du défaut de présentation de la comptabilité.

Une procédure de redressement contradictoire peut être appliquée.

Dans le cas d’un rejet de comptabilité, c’est-à-dire quand la comptabilité est considérée comme non probante, une procédure d’évaluation d’office peut être lancée. C’est le vérificateur qui se charge d’estimer lui-même le chiffre d’affaires.

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Mettez toutes les chances de votre côté

Pour éviter toute mauvaise surprise, voici quelques derniers conseils :

• Préparez avec soin la première visite de l’agent : avec l’aide de votre expert-comptable, rassemblez toutes les pièces comptables et justificatives qui seront présentées au vérificateur, ce qui montre votre bonne volonté de respecter les règles du jeu.
   
• Assurez-vous d’être équipé·e des bons outils pour la tenue et le suivi de votre comptabilité, surtout si vous tenez votre comptabilité vous-même.

  L’utilisation d’un logiciel de comptabilité vous assure de gérer avec rigueur et conformité votre comptabilité pendant tout l’exercice et de respecter vos obligations comptables. Par exemple, comparez :

  • Compta.com : très complet, avec des fonctionnalités d’expertise-comptable,
  • Itool Comptabilité : adapté à des métiers variés, pour TPE et PME,
  • Sage 100c Comptabilité : une valeur sûre pour les PME,
  • Zefyr : axé comptabilité et gestion, avec des fonctionnalités avancées.
     
• Gardez à tout moment une attitude professionnelle, et évitez de manifester un comportement hostile ou une attitude de défiance vis-à-vis de l’inspecteur·rice. Cela pourrait être considéré comme une opposition à contrôle fiscal, et engendrer une pénalité de 100 % des redressements.
   
• Facilitez la suite des interventions. Accordez-vous sur le calendrier des visites avec le vérificateur, et coopérez du mieux que vous pouvez afin que la procédure de contrôle ne dure pas trop longtemps.