[Tutoriel] Comment se faire payer une facture en ligne ?

Près de 15 000 petites et moyennes entreprises ferment chaque année pour cause d’impayés. Ces derniers sont majoritairement dus à des oublis et des chèques sans provision.

Opter pour la facturation électronique avec un moyen de paiement en ligne réduit les risques de retard de paiement, les oublis et les malentendus.

Dans ce tutoriel en facturation, nous allons voir comment vous faire payer des factures en ligne et ainsi maîtriser votre gestion des ventes tout en gagnant du temps. 

Comment éviter les impayés et gagner du temps dans la facturation ?

Le contexte

Dans notre société de consommation où tout doit aller vite et se dérouler sans accrocs, les clients recherchent une expérience personnalisée, fluide et rapide. À la moindre difficulté, il y a de fortes chances pour qu’ils remettent leur recherche, leur achat ou leur paiement à plus tard, voire qu’ils abandonnent et vous oublient.

En étant présent pour vos clients et en leur facilitant les choses, vous instaurez une relation de confiance et vous êtes payé plus tôt.

Cependant, la gestion des ventes et la relation client sont des tâches chronophages qui peuvent devenir difficiles à gérer par manque de temps et de moyens, en particulier pour les TPE et les indépendants.

Voici donc quelques astuces pour gagner du temps dans la gestion de vos ventes et éviter les impayés.

Les solutions à mettre en place

1. Organiser et mettre à jour ses données

Vous trouverez plus facilement les informations et les contacts que vous cherchez en les centralisant dans un même dossier numérique ou un même logiciel. De plus, c’est bien plus pratique si vous devez partager vos données. En les classant par catégories (client particulier, client professionnel, produit neuf, occasion, formation, service…) et les mettant régulièrement à jour, vous évitez les erreurs et les doublons.

2. Vérifier la solvabilité du client

Mieux vaut prévenir que guérir. Si votre client est une entreprise, vérifiez sa solvabilité auprès des sites de renseignements dédiés. Cela vous donnera une idée globale de la santé de l’entreprise en question.

Vous pouvez aussi interroger directement votre client ou ses fournisseurs.

3. Être réactif dans sa relation client

Un client qui obtient rapidement ce qu’il demande est un client satisfait. Répondez à ses questions et envoyez les documents nécessaires dans les plus brefs délais. Cela peut aussi vous aider à vous démarquer de la concurrence.

Relancez devis et factures avant la date d’échéance pour vous assurer que votre client ne vous a pas oublié et qu’il n’y a pas de problème de son côté.

Si passé le premier jour d’échéance de la facture, vous n’avez pas reçu de paiement, envoyez une première relance ou téléphonez directement pour en savoir plus et proposer une solution amiable.

4. Demander des acomptes

Le versement d’acomptes permet à la fois d’avancer les frais de matière première qui peuvent être parfois coûteux, mais aussi les frais de main d’œuvre sur un contrat de longue durée. Vous évitez ainsi les trous de trésorerie au moyen terme.

Lorsque le client verse un acompte, il s’engage à payer le produit ou le service sous peine de dommages et intérêts. Il sera donc plus enclin à régler le montant restant une fois le travail terminé. Pensez à prévenir votre client lorsque vous établissez le contrat écrit et n’oubliez pas de mentionner l’acompte dans vos conditions de vente pour qu’il ait une valeur juridique.

5. Prévoir des indemnités de retard

Pensez à mentionner des indemnités compensatoires et leurs modalités sur vos devis et factures, ainsi que dans vos conditions de vente.

Si votre client est une entreprise, il est obligatoire de faire apparaître la mention d’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement comme prévu par le Décret n° 2012-1115 du 2 octobre 2012. Que votre client soit un particulier ou un professionnel, vous pouvez établir un taux d’indemnisation journalier. Celui-ci doit être supérieur à trois fois le taux légal en vigueur, soit 2,58 € pour 2019.

Vous pouvez demander des pénalités de retard dès le jour suivant la date de paiement indiquée sur votre facture. Dans le cas d’un paiement avec délai par défaut, les pénalités sont exigibles le 31e jour suivant la réception de la marchandise ou de l’exécution des prestations.

6. Proposer des moyens de paiement rapides et sécurisés

Offrez à vos clients des facilités de paiement en leur proposant des moyens variés : carte bancaire, virement, SEPA (pour les abonnements), solution en ligne, etc.

Saviez-vous que 5 millions de chèques sans provision ont été émis en France juste pour l’année 2018 ? Si votre acheteur souhaite à tout prix payer par chèque, protégez-vous en demandant un chèque de banque lorsque c’est possible.

7. Utiliser un logiciel de facturation avec paiement en ligne intégré

En gérant vos ventes de A à Z sur un même logiciel, vous gagnez du temps dans vos tâches administratives en centralisant et en automatisant la facturation et l’envoi de vos documents.

Plus de facture papier qui se perd, vous faites des économies sur les frais postaux et en plus, c’est écologique.

Avec le paiement en ligne, votre client peut régler dès réception de la facture ; ce qui réduit considérablement les retards et les oublis de paiement.

Tutoriel pour facturer et se faire payer en ligne

Nous l’avons vu précédemment, l’utilisation d’un logiciel de facturation avec solution de paiement intégrée est un moyen efficace pour gérer vos ventes de manière simple et rapide et éviter les retards de règlement.

Nous allons voir à présent comment facturer et se faire payer en ligne.

Pour ce tutoriel, nous utiliserons le logiciel de facturation INFast. Cette solution globale de gestion des ventes permet notamment de couvrir :

• la création de devis et factures conformes à la loi anti-fraude,
• le paiement en ligne,
• la gestion des données clients et produits/services,
• le suivi de facturation et de règlements,
• les relances clients.

À présent, imaginons le cas de David Fabre, paysagiste.

Après plusieurs années en entreprise, David a décidé de se mettre à son compte il y a 2 ans. Le paysagiste s’est construit une solide réputation et les contrats sont nombreux. Seulement, certains paiements tardent à venir et David se retrouve dans une situation financière fragile. De plus, la gestion de la facturation est une tâche devenue chronophage. Il n’a plus assez de temps à consacrer à sa famille. Ce qui se ressent dans son moral et son organisation au quotidien.

David a donc décidé d’utiliser un logiciel de facturation pour automatiser les opérations de gestion des ventes et se faire payer plus rapidement.

M. Dupont est un client fidèle de David, malheureusement il peut parfois être tête en l’air et tarder dans ses paiements. Voyons comment David peut améliorer ses délais de paiement selon les différents cas qu'il rencontrera.

1. Avant de commencer

Avant toute chose, lors de sa première connexion, David renseigne les informations concernant son entreprise. Cela lui permettra d’automatiser les tâches futures.

Il clique sur son nom en haut à gauche de la fenêtre. Puis, dans le menu déroulant, sur « Mon entreprise ».

David remplit les informations suivantes :

• nom d’entreprise,
• coordonnées,
• n° SIRET et n° SIREN,
• n° TVA,
• forme juridique,
• mentions légales.

Ces renseignements apparaîtront d’office sur tous les documents de facturation qui seront créés. Ils pourront être modifiés à tout moment dans le compte de David ou directement sur les factures au cas par cas.

2. Éditer et envoyer un devis

Pour rappel, le devis est obligatoire pour la plupart des activités depuis la loi Hamon 2014. En dehors de ce fait, c’est aussi un bon moyen pour David de sécuriser une vente et de se protéger en cas de litige.

M. Dupont souhaite commander une clôture pour fermer son extérieur. Il demande donc un devis à David.

Pour créer un devis depuis son tableau de bord, David va dans « Accueil », puis « Créer un devis ».

Ce qui doit figurer sur le devis

Pour la création de son devis, David doit renseigner :

• le nom et les coordonnées du client (ici, M. Dupont),
• le décompte détaillé de chaque prestation et/ou produit, en quantité et en prix unitaire HT,
• le prix de la main d’œuvre HT,
• les taux de TVA en vigueur, si celle-ci s’applique, selon la nature des produits et prestations,
• la durée de validité de l’offre.

La date et la numérotation du devis sont automatiquement pris en charge par le logiciel et non modifiables pour que le devis et la facture qui s’en suivra soient conformes à la loi anti-fraude à la TVA.

David mentionne également tous les détails pertinents comme les conditions de livraison, dates des prestations, la durée de garantie, etc.

Calcul du taux de TVA

David renseigne le prix hors taxe (HT) de ses articles ainsi que les taux de taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Le logiciel calcule et affiche instantanément le prix toutes taxes comprises (TTC). Si aucun taux de TVA n’est renseigné, c’est le taux à 20 % qui est appliqué par défaut.

Envoi du devis

Notre paysagiste envoie ensuite une notification par e-mail à M. Dupont en appuyant sur l’icône e-mail en bas à droite de la fenêtre.

Martin Dupont ouvre son e-mail et clique sur le bouton « Voir le devis ». Il arrive sur une page sécurisée où il peut accepter ou refuser le devis.

Une fois que M. Dupont a validé le devis, David est immédiatement notifié.

3. Convertir le devis en facture conforme

Une fois le devis accepté, David transforme, dans la foulée, le devis en facture en cliquant sur le bouton Convertir en facture situé en bas à droite de la fenêtre.

Une fois la facture vérifiée et enregistrée. Il ne reste plus qu’à envoyer une nouvelle notification à M. Dupont.

4. Se faire payer en ligne en toute sécurité

M. Dupont reçoit un nouvel e-mail de notification.

En cliquant sur le bouton « Voir la facture », Martin Dupont arrive directement sur la page de paiement où figure également la facture.

Il entre ses informations de carte bancaire et valide son règlement.

Le paiement en ligne est protégé par le 3D Secure et les données sont stockées et sécurisées en Europe, respectant ainsi le RGPD.

L’enregistrement du règlement est effectué et la facture est notée comme « payée » dans le logiciel de facturation.

David reçoit en retour une notification du règlement et le versement est ensuite effectué sur son compte bancaire.

En proposant le paiement en ligne, le délai de règlement des factures est réduit ; et qui dit délais de paiement écourtés, dit croissance de l’entreprise.
De plus, David améliore sa notoriété et sa relation client : en étant réactif et attentif, il établit une relation de confiance.

5. Suivre les règlements et relancer une facture

Garder un œil sur le suivi des règlements est important pour la santé et la trésorerie de son entreprise, mais aussi pour contacter ses clients au bon moment.

En triant ses documents par filtre, David voit en temps réel le statut de ses factures et qui relancer.

Pour suivre l’ouverture des mails et le statut des devis et factures, David se rend dans l’onglet « Documents ».

L’icône enveloppe ouverte indique que le client a bien ouvert son e-mail. L’enveloppe fermée indique que le client n’a pas consulté le mail qui lui a été envoyé. Si rien n’apparaît, c’est que le client n’a pas reçu l’e-mail. David sait qu’il doit envoyer un nouvel e-mail de rappel ou téléphoner directement à son client.

David prend connaissance des factures réglées et des impayés. Il peut voir que M. Dupont s’est bien acquitté de sa dernière facture mais que celle du 27 août reste toujours en suspens.

David va pouvoir envoyer un message en fonction du statut de la facture et du nombre de jours de retards indiqué dans le logiciel.

Pour relancer M. Dupont, il choisit parmi des modèles pré-remplis suggérés :

• Prérelance : Il s’agit d’un message courtois à envoyer lorsque la date d’échéance du devis ou de la facture approche ;
• Relance 1 : Ceci correspond au premier email de relance ;
• Relance 2 : Ce second email de relance, plus ferme, est à envoyer si la première relance est restée sans suite.

Étant dans le cas d’une première relance, David sélectionne le modèle Relance 1.

Notre paysagiste paramètre ensuite les délais de relances avec la « Configuration des relances et des modèles ».

M. Dupont recevra alors une nouvelle notification l’invitant à consulter sa facture. Il sera ensuite redirigé vers la page de paiement en ligne, accompagnée de l’e-mail de relance, lui permettant ainsi de se mettre immédiatement à jour dans ses règlements.

En conclusion

Facturer et se faire payer en ligne est une solution simple et rapide pour une gestion des ventes sans accrocs. En adoptant les bonnes pratiques que nous avons énumérées et en appliquant sur une solution de facturation qui propose le paiement en ligne, vous êtes payé plus rapidement et gardez la maîtrise de votre trésorerie. Vous gagnez du temps dans la facturation et améliorez votre relation client. Vous pouvez ainsi vous consacrer sereinement à votre cœur de métier.

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.