Les bonnes pratiques pour réussir la gestion de son projet informatique

Avec la transformation digitale, les outils des entreprises changent : il faut maintenant avoir un site internet, gérer ses réseaux sociaux, mettre en place un nouveau logiciel de traitement des fiches de paies, numériser ses documents…

Toutefois, pour de nombreuses entreprises non spécialisées dans l’informatique ou le digital, mettre en place ces solutions peut relever du parcours du combattant. Les investissements sont conséquents (énergie, temps, argent…) et les enjeux importants pour l’entreprise, mais la mise en place de ces outils vire parfois à l’échec.

Comment alors s’assurer de la réussite d’un projet informatique ? Il existe des méthodes à suivre et des outils de gestion de projet qui permettent d’envisager ces projets plus sereinement.

La gestion de projet, qu’est-ce que c’est ?

On parle souvent de « travailler en mode projet » ou de « gestion de projet » et si cette approche semble courante en entreprise, que signifie-t-elle vraiment ?

La gestion de projet est l’ensemble des activités visant à organiser le bon déroulement d’un projet et à en atteindre les objectifs. Elle consiste à appliquer les méthodes, techniques, et outils de gestion spécifiques aux différentes étapes du projet.

Il faut donc envisager un projet comme une succession d’étapes à réaliser au moyen d’outils pour atteindre les objectifs fixés dans un temps imparti.

Cette définition fait ressortir 3 piliers sur lesquels s’appuyer pour une bonne gestion de projet :

1. L’organisation du déroulement du projet
2. Les méthodes mises en place
3. Un bon outil de gestion de projet

La planification, étape indispensable pour une gestion de projet efficace

Un projet doit être clairement défini et organisé en amont, afin de pouvoir assurer son bon déroulement. Le facteur temps est l’une des contraintes les plus importantes pour l’organisation du projet. En effet, comment optimiser ses ressources dans le temps imparti pour s’assurer de tenir ses délais ? L’organisation dans le temps d’un projet est la planification.

Cette planification repose sur deux aspects : une conception intégrant l’exhaustivité des travaux à réaliser et sur un suivi rigoureux.

Construction et conception du projet

Définir les étapes

En premier lieu, il faut découper son projet en plusieurs phases qui peuvent prendre la forme de listes de tâches, comme par exemple : Conception, Paramétrage, Tests, Lancement, etc.

Ensuite, il faut lister toutes les tâches à effectuer au sein de chacune de ces phases de façon exhaustive, en intégrant les actions de tous les participants.

La nature même de la conception du projet impactera le suivi et notamment le niveau de découpage du projet. Vous devez anticiper et vous projeter dans le suivi du projet pour définir le niveau de détail adéquat. En effet, un même projet peut être décomposé en 150 ou 50 tâches, mais cela n’implique pas le même degré de détail dans le suivi.

Pour cet exercice, on peut privilégier la vue Kanban (listes de tâches) qui permet de visualiser plus facilement l’exhaustivité des tâches et des actions à réaliser.

Exemple de vue Kanban

Il faut ensuite pouvoir basculer de cette vue Kanban à une vue planning pour aller plus loin dans la planification. En effet, il est primordial de planifier et de visualiser les tâches dans le temps afin de valider la cohérence des actions, leur parallélisation et leur ordonnancement.

Exemple de vue Planning

Pour éviter d’avoir à créer et actualiser vous-même ces deux vues, un outil flexible de gestion de projet peut vous venir en aide, en vous proposant plusieurs angles de vue d’un même projet.

Enchaînement

Sur ce planning, il faut matérialiser les contraintes et les impératifs de votre projet. Il s’agit de créer une architecture de votre projet pour s’assurer du bon enchaînement des actions.

Par exemple, il faut créer un lien indiquant la dépendance entre deux tâches dont le démarrage de l’une est conditionné par la réalisation de l’autre.

Il est également nécessaire de créer des jalons pour matérialiser des échéances fortes ne pouvant être déplacées.

Dans le cas de la gestion d’un projet informatique, cette étape est particulièrement importante puisqu’il faut tenir compte d’éléments pouvant influer sur la durée du projet, comme la mise en place de tests avant le lancement.

Avec la matérialisation de ces enchaînements, le projet dépasse la simple succession de tâches et prend une forme plus complète qui permet un pilotage plus efficace. Une représentation visuelle des différents éléments est donc primordiale.

De façon générale, il faut trouver le bon équilibre entre l’exhaustivité et la lisibilité. Avec un outil de gestion de projet au design épuré, la planification devient plus facile à préparer et à exploiter.

Une fois le projet préparé, le travail ne s’arrête pas là. En effet, après le démarrage, il faut effectuer un suivi afin de s’assurer que tout se déroule au mieux pour le respect des objectifs et des délais.

Suivi du projet

Le suivi de projet repose sur les données transmises par les acteurs du projet et la bonne exploitation de ses données par le chef de projet. Pour un suivi efficace, les membres du projet doivent donc pouvoir partager et mettre à jour les informations facilement.

Les différents acteurs (et surtout le chef de projet) doivent pouvoir visualiser simplement les tâches réalisées, les tâches en retard, les tâches en cours, les impacts éventuels sur le planning global et les tâches à venir. L’accès à la planification favorise l’investissement de tous les membres du projet, car cela permet que chacun puisse mesurer le rôle et l’impact de ses tâches dans la globalité du projet.

Il faut privilégier des restitutions familières pour les utilisateurs, à savoir identiques ou très proches du système de saisie des informations. Cela aidera d’autant plus le travail de réaffectation de tâches en fonction des contraintes de disponibilité des différents intervenants et la re-priorisation des tâches.

Pour gagner en efficacité, il vous faut donc des plannings clairs et surtout visuels. Vous pouvez privilégier un planning sous forme de diagramme de Gantt, qui permet de matérialiser l’ordonnancement et les interactions entre les tâches dans le temps, d’anticiper les interventions des différents acteurs, les retards et leurs impacts sur le planning général.

Exemple de vue Diagramme de Gantt

Personne n’est à l’abri d’un imprévu. Il est donc également nécessaire que ce planning soit modifiable en temps réel pour visualiser immédiatement les impacts de chaque ajustement sur l’ensemble du projet.

Par exemple, en cas d’absence d’un membre du projet, faut-il décaler la tâche de la personne concernée ou l’attribuer à quelqu’un d’autre ? Un simple déplacement dans un planning modifiable permet de mesurer les impacts de chaque option et ainsi de choisir la meilleure.

Bien communiquer, la clé du succès de votre projet

Une gestion de projet efficace passe également par la mise en place de méthodes spécifiques. L’approche principale est le partage d’information et la transparence, et plus spécifiquement la communication.

Dans le cadre d’un projet qui comporte plusieurs participants, cet élément peut sembler évident. Toutefois, il est important que cette communication soit efficace et cela n’est pas si simple. Les membres d’un projet peuvent se retrouver très vite noyés sous les messages, ou bien manquer des informations cruciales.

Rendre l’information accessible

La communication a pour but de partager une information. Pour simplifier la communication, il est déjà important que l’information soit accessible à tous. Il est essentiel de mettre l’information à disposition de l’ensemble des membres du projet pour que chacun ait connaissance de ses propres actions, des principales échéances, du planning général et des évolutions du projet.

En travaillant avec des personnes extérieures à l’entreprise, cet accès à l’information est d’autant plus important.

Gérer tous les aspects d’un même projet sur une plateforme digitale comme un outil de gestion de projet permet de centraliser les informations et de les rendre accessibles à n’importe quel moment. Il peut aussi être pertinent de définir des droits d’accès en fonction du profil de chaque membre pour trouver l’équilibre entre transparence et confidentialité.

Une communication sur mesure

Cette communication doit être aussi à double sens dans la mesure où chacun contribue à la réalisation du projet. Chaque membre doit pouvoir sensibiliser et alerter les autres membres du projet et notamment le chef de projet. Cette dimension est primordiale pour permettre au chef de projet de disposer de toutes les informations, d’être réactif et d’actualiser le projet en conséquence.

La fréquence de la communication est également déterminante, car il faut faire attention à ne pas sur-solliciter ses interlocuteurs au risque de les noyer sous de l’information non qualitative.

Dans ce domaine, il n’y a pas de règle ou de mécanisme automatique, car cela dépend des phases du projet, de son rythme, de son état (en retard ou dans les temps) et du mode de management présent dans l’entreprise… Il faut également savoir composer avec le rythme et les contraintes de chacun (télétravail, congés, autres projets…).

Il peut être cependant intéressant de prendre un peu de temps pour définir en groupe la façon dont chacun gère la communication, pour partager de bonnes pratiques et se mettre d’accord sur le fonctionnement à privilégier.

Avec la multiplication des canaux de communication en entreprise, chacun se retrouve sollicité à tout instant et risque de perdre en concentration et en efficacité. Il vaut donc mieux privilégier une seule plateforme pour centraliser la communication autour d’un projet.

Conseil d’expert : En matière de communication, il est nécessaire de trouver le juste milieu entre exhaustivité, accessibilité et fréquence. Attention : le mieux est l’ennemi du bien !

Le choix des outils adaptés

Les critères du choix d’un outil

Comment mettre en place simplement une planification et une communication efficace, gérer un projet du début à la fin et s’assurer de son bon déroulement ? Les entreprises ont souvent recours à un outil de gestion de projet, ce qui leur permet de piloter tous ces aspects avec une seule plateforme.

Il existe des outils très spécialisés dans la gestion de projet, mais pourquoi ne pas privilégier un outil accessible et transversal ? En effet, avec un outil intuitif et simple d’utilisation, la gestion de projet peut démarrer sans perte de temps. En investissant dans un outil de gestion de projet complet, sa rentabilité est assurée puisqu’il peut être utilisé pour piloter toutes les activités métiers et support de l’entreprise.

La valeur ajoutée d’un outil de gestion de projet est la flexibilité. Il doit permettre de visualiser un projet de différentes façons en fonction du type de projet ou de l’approche souhaitée.

Par exemple, un outil comme Beesbusy, qui permet de pouvoir basculer d’une vue Kanban (listes de tâches) à une vue planning, permet d’aller plus loin dans la planification.

Prendre en compte son équipe pour l’adoption de l’outil

Dans la gestion de projet, il faut avoir à l’esprit que la diversité de profils qui fait la richesse d’une équipe peut parfois s’avérer problématique pour le chef de projet. En effet, les équipes peuvent regrouper des personnes aux profils professionnels variés, avec des fonctionnements différents et qui ne sont pas tous experts en gestion de projet.

Pour une bonne appropriation de l’outil et donc une meilleure rentabilité, il faut privilégier une interface qui permet à chacun d’aborder ses projets selon l’angle qui lui convient (planning, listes de tâches…).

L’accès à l’outil, et surtout son accessibilité pour les membres du projet, est donc crucial dans la transmission et la réception de l’information. L’outil doit être simple, mobile, intuitif, voire familier comme certaines applications utilisées quotidiennement par la plupart d’entre nous.

Pour choisir au mieux votre outil de gestion de projet, créez un compte et testez-le ! Faites-le découvrir à votre équipe et choisissez ce qui convient le mieux à votre fonctionnement.

Avec ces conseils, vous allez pouvoir donner un véritable coup de boost à la gestion de vos projets !