TPE & PME : Optimisez votre gestion des ventes et des stocks afin de rebondir en période de crise

Comment repenser vos processus de vente, modes d’approvisionnement et gestion des stocks pour assurer votre pérennité ?

Les conséquences économiques de cette crise sanitaire mondiale sont nombreuses et engendreront certainement de grands bouleversements dans nos modes de consommation et de distribution.

Face à cette crise, les TPE et PME de petite taille sont souvent en première ligne. Perte d’activité, difficultés d’approvisionnement, problèmes de trésorerie, les entrepreneurs sont confrontés à des obstacles multiples.

Cependant, la force d’une TPE réside dans sa capacité d’adaptation. Si les mois qui arrivent s’annoncent difficiles, agilité, professionnalisme, organisation et créativité permettront une meilleure résilience face à cette crise. C’est aussi en période de crise que se créent de nouvelles opportunités.

Certaines activités sont fortement touchées, d’autres moins en fonction de leurs secteurs d’activité et de leur modèle de distribution. Des mesures ont été mises en place par le gouvernement et chacun doit pouvoir en bénéficier et pallier l’urgence.

Dans une seconde étape, il s’agit de savoir remettre en cause son organisation et ses méthodes en passant par une analyse globale. Pour les entreprises qui commercialisent des biens, certaines actions peuvent aider à améliorer leur modèle commercial, rationaliser leur cycle client/facturation et leur gestion des stocks mais aussi exploiter de nouvelles opportunités. Ainsi, nous vous proposons d’identifier quelques bonnes pratiques qui maximisent les chances de traverser la tempête et de rebondir plus vite.

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Transformez le stock en votre meilleur allié

Encore plus sensible en temps de crise, la gestion de vos stocks constitue un élément crucial sur lequel vous pouvez agir. Quels que soient la taille de votre entreprise et votre secteur d’activité, ne négligez pas l’impact d’un bon pilotage et de l’optimisation de vos stocks.

Voici quelques recommandations à mettre en œuvre rapidement pendant cette période :

▶️Analysez votre stock existant : avant toute chose, il vous faut connaître précisément la composition de votre stock : références et catégories de produits, quantités de chacun, lieu de stockage. Un état détaillé vous permettra d’avoir une bonne visibilité sur l’existant.

▶️Déterminez la valorisation du stock : cette deuxième étape est essentielle car le stock est une immobilisation de capitaux. Il accroît votre BFR (Besoin en Fonds de Roulement) et entame directement votre trésorerie. Une bonne analyse vous éclairera sur les décisions à prendre.

▶️Calculez vos coûts de revient et identifiez les articles à marge élevée ou au contraire à faible marge : parce que la rentabilité de votre activité est critique, vous devez être totalement capables d’identifier les produits qui rapportent. Votre stratégie commerciale en dépendra.

▶️Réduisez stock dormant : les invendus pèsent sur votre activité et constituent des charges supplémentaires inutiles. Il est envisageable de développer des actions promotionnelles ou même d’envisager des solutions de déstockage à très court terme.

▶️Révisez votre portefeuille de produits : tout comme vous avez identifié les invendus, repérez les articles à forte rotation et les meilleures ventes. C’est l’occasion de réduire la largeur de l’assortiment produits, de simplifier votre offre et de vous focaliser sur certains produits.

▶️Assurez-vous de la traçabilité de vos produits : certaines activités requièrent un suivi légal de leur marchandise. Appliquée à des produits dangereux, périssables, ou à des médicaments, la mise en place de numéros de lot ou de série vous assure un suivi permanent pour une meilleure réactivité.

▶️Organisez et clarifiez votre gestion des produits : votre organisation en période de crise doit être sans faille. A la reprise, votre gestion fera la différence.

Si vous n’avez pas encore créé vos références par produit (SKU) pour assurer un meilleur suivi, alors il est temps d’y penser ! Établir des catégories de produits peut aussi s’avérer judicieux pour une meilleure analyse (exemple : accessoires, vêtements, bio, etc.). Par ailleurs, avez-vous aussi considéré l’adoption des codes-barres associés à une douchette/scanner pour accélérer les commandes et leur prise en charge ? Et enfin, si vous avez un entrepôt ou lieu de stockage assez grand, pensez à créer des emplacements qui viendront faciliter la prise en charge des produits avant leur envoi.

Optimisez et automatisez votre gestion des ventes

Plus que jamais lors de la reprise de l’économie, la manière dont vous traitez votre gestion commerciale sera essentielle pour redémarrer rapidement et efficacement.

Revoir ses processus de vente signifie :

• Réduire le risque d’erreurs et préserver la relation client,
• Améliorer la rentabilité et la productivité,
• Gagner du temps et se consacrer à son cœur de métier,
• Accélérer les rentrées d’argent.

Comment s’y prendre ? Voici quelques actions à mettre en œuvre simplement :

▶️Faites du tri dans votre catalogue produits : Comme déjà évoqué, revoyez votre base de produits, classez, analysez les meilleures ventes, n’hésitez pas à faire du ménage ! Mais vous pouvez aller encore plus loin en créant des kits produits ou des offres promotionnelles. Essayez aussi d’accélérer la disponibilité de vos produits en anticipant certaines étapes, ce qu’on appelle la différentiation retardée.

▶️Automatisez la chaîne commerciale : Abandonnez les feuilles de calcul ingérables ! Optimisez vos opérations et votre cycle commercial en automatisant et centralisant toutes vos données et commandes dans un même système. Vous pourrez ainsi transformer vos devis en bons de commande puis en factures en un clin d’œil et sans erreur.

▶️Restez proche des clients existants : ils sont au cœur de votre activité. Les informer de votre actualité leur permettra de penser à vous lorsqu’ils seront prêts. Pour maintenir le lien, n’hésitez pas à revoir votre fichier client, mettre à jour les données, adresses, email, etc. Centralisez leurs informations, classez et établissez des conditions commerciales différentes pour récompenser vos meilleurs clients et inciter à plus de fidélité.

▶️Créez des opportunités de vente : pensez aux différentes alternatives que vous pouvez mettre en place pour booster votre activité commerciale. En voici quelques-unes :

• Proposez la vente en consignation : ce système permet d’exposer vos produits chez un revendeur qui vous paye seulement lorsque la marchandise est vendue. Il y a ainsi plus de visibilité pour vos produits et peu de risques pour votre client à proposer vos produits.
• Mettez en place des actions marketing : ajoutez des strass et paillettes à vos produits pour être plus attractif et concurrentiel. Pensez également à proposer des offres commerciales, des packages attrayants, par exemple un lot avec cadeau ou un kit avec la PLV offerte pour faciliter les ventes.
• Adoptez de nouveaux canaux de distribution : la stratégie omnicanal est particulièrement bénéfique en temps de crise car elle permet de diversifier ses modes de vente. Considérez de nouvelles façons de vendre : e-commerce, salons, agents commerciaux, centre de déstockage, boutiques, pop-up, marketplaces…
• Établissez des rapports de vente détaillés : identifiez les meilleurs canaux de distribution, lieux de ventes, commerciaux, clients, produits… En bref, suivez vos indicateurs clés et tirez-en des conclusions pour concentrer vos efforts au bon moment et au bon endroit.

▶️Favorisez la collaboration avec vos équipes : une équipe motivée et bien équipée est un atout essentiel pour votre entreprise :

• Adoptez des outils faciles à prendre en main qui aideront vos employés à gagner en efficacité et à mieux servir vos clients.
• Formez vos équipes à de meilleures pratiques commerciales en mettant à disposition des outils mobiles.
• Créez des univers de travail centralisés à chacun des collaborateurs avec un accès personnalisé à leurs données.

Reconsidérez vos modes d’approvisionnement

Le stock joue un rôle critique dans la pérennité de votre entreprise. Comme nous vous l’avons expliqué, il mobilise votre trésorerie et accroît votre BFR. Il est donc essentiel de gérer vos approvisionnements pour optimiser vos niveaux de stocks et leur coût. Mais attention, il ne s’agit pas de mettre en pause tous vos achats, sous stocker pourrait entraîner des pertes de ventes et l’insatisfaction des clients au moment du redémarrage.

Voilà 7 recommandations pour améliorer l’approvisionnement de marchandise pendant cette période de crise et post-crise :

▶️Gérez vos commandes fournisseurs existantes : faites le point sur vos commandes fournisseurs en cours, que ce soit des précommandes, des commandes reçues partiellement ou des commandes reçues mais pas encore soldées. Travaillez avec vos fournisseurs pour modifier ou annuler certaines commandes, échelonner les livraisons. C’est aussi l’occasion de négocier l’étalement et les conditions de vos paiements.

▶️Analysez votre production en cours : pour les créateurs ou fabricants, pensez à revoir votre production. Il peut être opportun d’annuler ou de décaler certaines productions planifiées, et par conséquent d’ajuster l’achat des matières premières. Dans la mesure du possible, essayez également de réduire le temps de production pour diminuer vos en-cours.

▶️Cherchez à tendre vers une gestion de stock à flux tendu : le but de cette méthode est d’accélérer la rotation des stocks. Cela signifie que vous devez réduire au maximum le temps qui s’écoule entre la réception des produits et la réexpédition de ceux-ci à vos clients. Les frais liés au stockage de marchandise sont alors réduits. Attention néanmoins aux coûts additionnels de livraison que cette méthode peut engendrer.

▶️Évitez les ruptures de stock sur vos références phares et à forte marge : ces produits sont essentiels à la pérennité de votre entreprise.

• Calculez votre point de commande : souvent utilisée avec le modèle à flux tendu, la méthode du point de commande ou du seuil de réapprovisionnement consiste à définir un niveau de stock pour chaque produit qui, une fois atteint, déclenche une commande de réapprovisionnement auprès de votre fournisseur.
• Créez des notifications en cas de stocks trop bas : si vous utilisez un logiciel de gestion du stock, vous pouvez paramétrer des alertes pour être averti lorsque vos niveaux de stocks sont bas. Ainsi, vous pouvez passer une nouvelle commande à vos fournisseurs.

▶️Optez pour des livraisons en dropshipping : Les produits sont expédiés directement de vos fournisseurs à vos clients. Ainsi, vous n’avez pas à stocker la marchandise que vous vendez.

▶️Évaluez votre base de fournisseurs : en temps de crise, trop de dépendance à quelques fournisseurs peut être risquée si certains n’arrivent plus à livrer ou sont amenés à fermer. Il peut aussi être judicieux de trouver des distributeurs locaux. Vous évitez ainsi des problèmes de livraison et soutenez les entreprises de votre région. La solidarité locale est souvent très appréciée en période difficile et peut devenir un avantage concurrentiel. S’assurer de la livraison des produits phares et à forte marge est également primordial.

▶️Optimisez vos achats : nous vous recommandons finalement de chercher à minimiser le coût total annuel de votre marchandise en stock. Il faut donc définir le point optimal entre coûts d’acquisition des commandes et coûts de possession du stock. Pour cela, vous pouvez utiliser le calcul de la QEC (quantité économique à commander).

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Agissez dès maintenant pour mieux rebondir !

Ne tardez pas à mettre en place des actions pour assurer votre pérennité pendant la crise et faciliter la reprise post-crise.

Plus que jamais la trésorerie est le nerf de la guerre et pour cela le suivi du BFR ou Besoin en Fonds de Roulement est capital. Assurez-vous de ne pas mobiliser trop de ressources dans vos stocks, menace première du BFR pour les entreprises de négoce. Un logiciel de gestion de stock et des commandes vous permettra de piloter et contrôler votre stock efficacement et sans erreur.

La gestion des créances clients ou dettes fournisseurs est aussi essentielle à l’optimisation du BFR. Choisissez scrupuleusement vos fournisseurs et organisez vos achats. Du côté clients, l’automatisation de vos opérations de traitement des commandes et d’encaissement permet d’améliorer votre processus « Order to Cash » pour être payé plus vite. Crucial pour une trésorerie saine !

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs ind��pendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.