[Étude de cas] Comment centraliser ses données et automatiser les tâches chronophages d’une TPE ?

La numérisation des entreprises est en marche ! Outre les bénéfices apportés, les structures elles-mêmes se rendent compte de l’importance de s’équiper d’un logiciel de gestion. Ainsi, les entrepreneurs et qui plus est, les petites entreprises, TPE, doivent se concentrer sur l’essentiel : leur métier, le chiffre d’affaires.

Car gérer ses clients, éditer des devis & factures, se faire payer, avoir un œil sur sa trésorerie, envoyer les documents au comptable sont des tâches chronophages au quotidien mais pour le moins essentielles à l’expansion de votre entreprise.

Cependant, elles peuvent être automatisées pour libérer du temps et ainsi se concentrer sur la recherche de nouveaux clients, la mise en place d’une stratégie, etc… C’est pourquoi Axonaut a été créé ! L’objectif du logiciel de gestion 100% français est d’aider les Indépendants, TPE et PME à centraliser et automatiser les tâches chronophages.

A l’aide d’une étude de cas complète sur Vencome SEO, agence de référencement toulousaine et utilisatrice d’Axonaut au quotidien, nous vous démontrons les bénéfices que peut vous apporter l’utilisation du logiciel pour gérer les différents aspects de votre gestion : commercial, administratif, comptable, fidélisation.

Axonaut x Velcome SEO : « Le logiciel CRM a augmenté notre profit et productivité »

💡 Velcome SEO est une entreprise Toulousaine créée en 2016 par Grégory Lefrancq et spécialisée dans le référencement naturel, qui a su se faire une place importante dans le paysage des agences d’acquisition et de trafic de la Ville rose. Le référencement naturel est un véritable levier de croissance pour les entreprises, permettant de générer du trafic qualifié et d’augmenter sa visibilité sur Internet.

Pour faire face à son évolution, Velcome SEO a doublé son effectif face à une forte croissance de sa part-client depuis 3 ans. Son fondateur, Grégory Lefrancq, a recherché une solution de gestion d’entreprise tout-en-un, dans l’objectif de gagner du temps et de se concentrer sur ses activités en tant que chef d’entreprise.

👉 C’est comme ça que la rencontre entre Axonaut et Velcome SEO a été organisée en 2019, réunissant les fondateurs pour discuter ensemble des fonctionnalités d’Axonaut.

Ainsi, Velcome SEO nous explique comment Axonaut et son logiciel CRM lui a permis de développer ses activités :

• gain de temps,
• organisation,
• clients...

Les problématiques rencontrées suite au développement de l’activité

Face au développement de son activité, Velcome SEO a rencontré des problématiques liées à la gestion des tâches du quotidien. Le besoin d’un outil complet s’est manifesté dans l’objectif :

• de centraliser les tâches,
• d’éviter la diversification des solutions de gestion RH, factures et devis d’une part pour des soucis d’organisation et d’autre part pour gagner du temps.

L'automatisation des procédures administratives et de gestion est l'un des plus grands enjeux d'un gestionnaire d'entreprise. Ces tâches, chronophages, sont pourtant essentielles au bon fonctionnement d'une société et à son bon développement. Un entrepreneur doit pouvoir se concentrer sur les missions à valeur ajoutée qui lui incombent, sans pour autant négliger ses équipes et leur bien-être.

☝️En ce sens, des solutions existent et visent à simplifier la gestion de projet ainsi que l'organisation interne et externe. Ici, nous vous présentons Axonaut et sa collaboration réussie avec Velcome SEO.

La recherche d’un logiciel de gestion d’entreprise complet

À la recherche d’un logiciel de gestion d’entreprise complet, Axonaut s’est révélé être l’outil le plus adapté pour répondre aux problématiques rencontrées par tout chef d’entreprise d’une TPE/PME.

🛠 En effet, cet outil de gestion d’entreprise regroupe tout ce qui a trait à l’édition de devis et de factures :

• le rapprochement bancaire,
• les mandats de prélèvement intégrés dans la solution,
• la gestion de tickets,
• la gestion de temps passé,
• des fonctionnalités en lien direct avec les collaborateurs qui permettent la visualisation des congés et l’intégration des salaires.

Le choix de l’utilisation de ce logiciel tout-en-un et facile d’usage s’est concrétisé à la suite de la phase de test et d’un accompagnement complet et efficace de 15 jours. Ce dernier ayant commencé par l’intégration de toute la base de données-clients et des anciens devis par l’équipe d’Axonaut.

Grégory Lefrancq affirme même que tous les collaborateurs de Velcome SEO sont très contents de ce logiciel, vantant sa facilité d’usage ainsi que son ergonomie

En effet, Axonaut permet un gain de temps non négligeable et une meilleure organisation au travail, notamment grâce à ses fonctionnalités de gestion d’abonnements réguliers et de synchronisation des clients.

💡 Pour Grégory Lefrancq, c’est sans appel. Il lui fallait jusqu’ici une après-midi entière pour réaliser un à un les prélèvements bancaires de ses clients. Aujourd’hui, la création d’un nouveau fichier-client ne nécessite pas plus de 5min et toutes les opérations qui en découlent sont automatisées, y compris les prélèvements et relances de devis.

Les bénéfices de l’utilisation d’Axonaut par un chef d’entreprise

Axonaut fait intégralement partie du quotidien de Grégory Lefrancq, notamment grâce à son application mobile qui lui permet d’accéder à toutes les fonctionnalités n’importe où et n’importe quand.

Elle lui permet dès le matin de consulter son agenda, de procéder à la vérification :

• des encaissements,
• des créances-clients,
• des dettes-fournisseurs,
• de la trésorerie,
• des devis envoyés, etc.

Il est aussi en mesure de valider ses notes de frais et de valider les tâches du jour-même.

Le chef d’entreprise affirme recommander grandement l’utilisation d’Axonaut aux chefs d’entreprises de TPE/PME, surtout pour la partie administrative

🛠 En effet, si l’outil Axonaut a apporté un avantage à Grégory, c’est bien le gain de temps. Il gère et suit les projets automatiquement, permettant à l’entrepreneur de se concentrer ENFIN sur son business.

Conclusion

Les 2 années que nous venons de vivre ont radicalement changé les habitudes de travail. La concurrence est toujours présente, avec une force décuplée grâce à la numérisation et les nouveaux outils mis à disposition des entreprises et chefs d’entreprise.

Cette digitalisation est une force pour les entrepreneurs. Les avantages sont nombreux car ils amènent toujours aux mêmes résultats :

• gain de temps pour l’entrepreneur,
• baisse des dépenses inutiles.

La COVID a démontré l’importance de s’équiper d'outils numériques en ligne qui permettent la centralisation mais aussi le partage d’informations. L’enjeu désormais est de bien s’équiper afin de faire face aux défis de demain.

Un outil de gestion comme Axonaut va aider les petites entreprises, TPE à se structurer, centraliser ses données et surtout à automatiser les petites tâches chronophages qui font perdre un temps important.

L’objectif est de se concentrer sur l’essentiel : le chiffre d’affaires et la croissance !