[ITW] Erick Athier, co-fondateur d'IQar, éditeur de la solution PPM SuiteProG

Quand choisir son outil PPM devient un vrai casse-tête… Vous vous sentez perdu face à la pléthore d’offres de solution PPM (Portfolio Project Management) disponibles sur le marché ? Vous ne savez pas s’il vous faut oui ou non vous doter d’un tel outil ? Ni lequel choisir ?

Pas de panique, Erick Athier, co-dirigeant de la Société IQar et expert reconnu dans la gouvernance du portefeuille de projets, vous dévoile sa « feuille de route » qui pourra vous guider dans cette démarche.

Erick Athier :

Se doter d’un outil de pilotage de projets est devenu ces dernières années comme un réflexe au manque de maturité de gestion de projets des entreprises.

Les raisons évoquées à cela : Trop ou beaucoup de projets, des difficultés à rendre compte, absence de langage commun, recherche de mobilisations transverses autour des transformations, professionnalisation du cadrage et de la planification… Bref autant de raisons qui font qu’aujourd’hui les entreprises performantes sont dotées indéniablement d’outils de pilotage des projets.

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Dans quels cas s’équiper d’un outil PPM ? Tous les outils sont-ils adaptés aux différentes organisations ?

Erick Athier :

Un outil PPM est une aide précieuse dans l’accompagnement du cycle de gouvernance des projets : on parle alors de planification, de suivi et de pilotage des projets en termes de coûts, qualité, délais dans l’optique globale de la stratégie de l’organisation.

Le besoin d’un PPM correspond généralement à deux profils d’organisation, bien établis :

▶︎ Celui de l’entreprise dite mature qui dispose déjà d’un outillage de pilotage (constitué de plusieurs outils +/- maisons, mais hétéroclites) et qui souhaite basculer sur un logiciel cible pour piloter ses projets et son portefeuille.

Cette entreprise est souvent assez importante en taille, gère des transformations à forts impacts, a des processus projets déjà pas mal rôdés, et, plus souvent qu’autrement, mène ses opérations courantes « en projet » (R&D, SSII, ESN, Génie civil,…). Cette entreprise recherche en fait à la fois à installer un « logiciel métier » et à renforcer voire à professionnaliser des processus déjà bien établis. Plus qu’un PPM, elle souhaite se doter d’un EPM (Enterprise Portfolio Management).

▶︎ Celui de l’entreprise qui a surtout besoin d’aligner son organisation dans une démarche de transformation, de créer un langage et une dynamique communs autour de ses projets (internes souvent) et qui comprend que le volume des demandes et projets et les efforts relatifs tant au pilotage des projets que du portefeuille requièrent une professionnalisation et un outil collaboratif.

Cette entreprise recherche un PPM qui ne sera pas destiné à être un logiciel métier, mais bien un outil facilitant le cadrage, la planification, le pilotage des projets et l’aide à la décision multi-projets. Cette entreprise souhaite que l’outil « porte » la méthode, qu’elle a d’ailleurs +/- formalisé à ce stade !

Pour vous aider dans cette réflexion, IQar, Pure Project Player a créé et mis à disposition de toutes
les organisations un e-quizz dans le but de permettre à tous les acteurs projets de prendre du recul et d’aller identifier le niveau de maturité de leur organisation.

Quels sont les critères clés à prendre en compte dans le choix de son outil ?

Erick Athier :

Une règle d’or : se rappeler que l’objectif premier de votre outil de pilotage projets est de vous permettre de suivre et de piloter les projets de l’organisation !
 
Mes 25 années d’expérience dans le déploiement de méthode et d’outil PPM pour des organisations de toutes tailles et de tous secteurs m’amènent à vous conseiller de ne pas négliger, mais surtout d’être hyper attentif aux éléments suivants :

▶︎ Pour la première catégorie d’entreprise dite Mature (niveau 3), les critères sont souvent précis et peuvent se résumer en trois points saillants :

• Ergonomie et expérience utilisateur.
• Large couverture fonctionnelle sur les projets et le portefeuille (simulation, gestion budgétaire avancée, maîtrise des feuilles de route, plan de charge élaboré, gestion des temps…).
• Interopérabilité avec d’autres applications clés du SI de l’entreprise (CRM, Engagement budgétaire, ERP, GED,…).

▶︎ Pour la seconde catégorie (niveau 1 et 2) qui recherche donc un PPM les critères sont un peu plus souples, mais demeurent précis. Ils se résument également en trois points :

• Interface moderne, collaborative et pragmatique.
• Gestion des projets intuitive qui porte une méthode et un langage commun simples.
• Des outils de reporting accessibles mais qui permettent de monter en compétences sur les sujets de maîtrise de la charge de travail et des budgets.

Vous l’aurez compris, il s’agit là de traduire les besoins identifiés en fonction des objectifs souhaités en critères de choix qui vous permettront de faire un premier tri de l’offre des solutions PPM qui collent au niveau de maturité de votre organisation.

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Une fois que les critères sont clairement définis quels sont les pièges à éviter ? Les facteurs de succès à établir ?

Erick Athier :

Dans les deux cas de figure cités au-dessus, le déploiement d’un PPM est un avant tout un projet. Il faut absolument l’envisager en tant que tel, c’est-à-dire avec le cadrage, la planification et le pilotage adéquat.

Autant les PPM à disposition du premier type d’entreprise sont proches, autant il existe de la diversité pour les secondes. On pourrait regrouper les +/- 500 outils PPM disponibles pour cette dernière catégorie en trois familles :

Les challengers

Ce sont des outils PPM relativement aboutis qui sont des challengers pour la première catégorie d’entreprise, mais qui continuent à essayer de se déployer sur la seconde catégorie.

Ces outils sont généralement très bons, mais complexes à déployer même si les éditeurs minimiseront ce risque !

Les collaboratifs

Ce sont des outils qui approchent le projet par la « tâche » et par sa « mise à disposition sociale » dans l’entreprise. Ils ancrent les tâches dans le calendrier de l’individu, rendent visibles les actions en et hors projets et valorisent une approche par rebond ou partage de la tâche.

Ils s’appuient sur des approches agiles, mais manquent généralement de profondeur dans les processus de cadrage, de planification et dans les outils multi-projets. Ces outils sont modernes et séduisants et vous feront peut-être croire à tort que votre organisation peut tout à coup devenir « sociale, agile et collaborative » !

Les hybrides

Ce sont des outils plus proches des challengers dans la couverture fonctionnelle, mais qui tentent de mettre de l’avant une démarche pédagogique pour faire de l’outil un support à la mise en place d’une « méthode projets ».

Ils ne sont pas aussi « riches » fonctionnellement que les challengers. Ils ne sont pas aussi aboutis sur les fonctionnalités sociales et collaboratives que les collaboratifs. Ils mettent de l’avant le projet et la place du projet dans le système de management et de décision de l’entreprise.

En synthèse voici les facteurs de succès à établir pour le déploiement d’un PPM :

Pour conclure, le meilleur des outils PPM est…
Celui qui répond à vos besoins et vos objectifs et qui s’adapte le mieux aux contraintes de votre organisation. Toutefois, ne négligez pas l’impact de la solution PPM sur les processus de votre organisation et, avant de vous lancer dans l’acquisition d’une solution, osez faire le point sur la maturité de votre organisation. 

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.