Savez-vous vraiment ce qu’est le travail collaboratif ?

Votre entreprise cultive la coopération, opère en mode projet, mais pratique-t-elle pour autant le vrai travail collaboratif ?

Loin de simplement valoriser l’esprit d’équipe, indispensable au fonctionnement optimal de tout projet professionnel, le travail collaboratif induit des changements plus radicaux dans les organisations et dans les pratiques managériales. Il implique de faire bouger les lignes de l’entreprise et de redéfinir l’implication et la responsabilité de chacun·e.

Mais quels comportements nouveaux le travail collaboratif exige-t-il ? Et comment les organisations peuvent en tirer profit pour accroître leur productivité face à une pression concurrentielle chaque jour plus imposante ?

Pour comprendre tous les enjeux entourant la pleine collaboration des salarié·es, redéfinissons précisément le travail collaboratif et ses avantages.

Et puisque l’efficacité de ce nouveau mode opératoire relève en grande partie de la transformation digitale des entreprises et de l’utilisation de logiciels spécifiques, focus en fin d’article sur les outils du travail collaboratif.

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Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

Définition du travail collaboratif

Le travail collaboratif s’appuie sur l’intelligence collective, c’est-à-dire sur l’échange entre différents collaborateurs, ainsi que sur la mutualisation de leurs compétences et de leurs connaissances, pour réaliser un objectif commun.

Mais cette idée de mutualisation ne concerne pas que le domaine des compétences ; elle se rapporte également : 

• aux valeurs,
• aux projets,
• à la documentation,
• aux moyens de communication,
• aux ressources,
• aux outils informatiques.

☝️Le travail collaboratif s’oppose à une organisation hiérarchisée et parfois immuable du travail. Par conséquent, il fait tomber les barrières hiérarchiques, et fait glisser les entreprises d’une structure verticale en silos vers une structure horizontale et décloisonnée.

Objectif du travail collaboratif

L’objectif de cette collaboration étroite entre les salarié·es est de favoriser :

• l’émergence des idées entre les différents protagonistes,
• l’implication et la responsabilisation de chacun·e dans le projet,
• l’émulation créative et l’innovation.

Quelle est la différence entre le travail coopératif et le travail collaboratif ?

La notion de travail coopératif est souvent associée à celle de travail collaboratif.

Pour bien saisir les enjeux du travail collaboratif, il convient alors de souligner les nuances entre les deux.

En effet, le travail coopératif intègre cette idée de travail de groupe. Mais les tâches composant un projet sont hiérarchisées et dépendent de la responsabilité d’un collaborateur ou d’une équipe précise, en fonction de ses compétences et de la structure de l’entreprise.

Ce mode opératoire, s’il permet d’envisager une organisation horizontale des activités, entre souvent dans le cadre de rapports plus verticaux.

Le travail coopératif :

À l’inverse, nous avons vu que le travail collaboratif suppose une responsabilité collective, des buts et tâches communs et un cadre plus souple.

Le travail collaboratif :

Prérequis du travail collaboratif

Mais attention, il n’y a travail collaboratif que s’il y a respect de certains prérequis intrinsèques à sa mise en place.

Les connaître, c’est comprendre tous les enjeux d’une collaboration efficace et fluide.

Communication régulière

L’individu ne reste plus centré sur ses tâches et son périmètre d’action s’élargit. Chacun doit désormais s’aligner avec le reste de l’équipe pour atteindre l’objectif commun prédéfini.

Conséquence ?

Le travail collaboratif implique une communication permanente et constructive entre tous les acteurs concernés.

Suivi de la progression

Ce point rejoint le précédent : afin qu’ils n’éparpillent pas leurs efforts, les collaborateurs doivent pouvoir suivre l’avancée de l’action collective, savoir quelles ont été les réalisations et quel chemin reste à parcourir.

Une bonne visibilité sur la progression du projet encourage le travail collaboratif.

Champ d’intervention étendu

Puisant sa force dans l’intelligence collective, le travail collaboratif ne fonctionne correctement que si le mérite, les compétences et la pertinence de l’individu l’emportent sur son statut professionnel et son intitulé de poste.

Issu·es des services commercial, marketing, relation client, production, etc. chacun·e est encouragé·e à soumettre des idées ne relevant pas directement de son domaine de compétences.

C’est de ce brassage que provient l’émulation créative.

Modification des barrières hiérarchiques

Les obstacles au travail collaboratif selon une étude Ipsos et Openmind Kfé :

Le travail collaboratif remet en question les pratiques managériales traditionnelles et nécessite d’aplanir la structure hiérarchique.

En revanche, en fonction du degré de maturité de l’entreprise quant au travail collaboratif, l’élimination brutale de toute forme de management peut se révéler déstabilisante pour les salarié·es. La plateforme e-commerce Zappos, par exemple, a perdu 14 % de ses effectifs suite à la suppression des postes de managers (source : The Wall Street Journal).

C’est pourquoi certaines sociétés envisagent plutôt de repenser le rôle du ou de la manager. Ses missions ne consistent alors plus à imposer un cadre strict ou à valider les actions de ses subordonnés ; il ou elle favorise la collaboration en encourageant l’émulation collective par un travail de guide et d’animation.

Environnement de travail collaboratif

Pour favoriser le travail collaboratif, les espaces de travail sont réorganisés.

De ce fait, les bureaux ouverts de type open space apparaissent appropriés tant ils encouragent la proximité et le décloisonnent les services.

Un environnement de travail collaboratif optimal comprend également des lieux de rencontre et d’échanges spontanés, comme des box, des bulles, des espaces de repos, etc.

L’utilisation d’outils appropriés

Notons enfin que si la notion de travail collaboratif n’est pas nouvelle, elle revêt depuis ces dernières années une dimension particulièrement plus importante, notamment du fait de l’émergence de nouveaux outils de travail.

En effet, ces derniers ont permis d’abattre les barrières technologiques, et donc de faciliter l’essor des pratiques du management collaboratif.

Les avantages du travail collaboratif

Production plus qualitative

Seul, on va plus vite. Ensemble, on va plus loin.

Proverbe africain

De plus en plus d’entreprises ont compris que plusieurs cerveaux valent mieux qu’un, et qu’il est de leur intérêt, pour gagner en qualité de travail, d’encourager l’intelligence collective plutôt que l’individualisme et la compétition.

© Mindjet

Gain de temps

Grâce à la centralisation des informations rendue possible par l’utilisation d’outils et de méthodes collaboratives, les équipes gagnent du temps dans l’exécution de leurs missions.

☝️ Attention, le travail collaboratif ne doit pas se transformer en «usine à gaz». Le gain de temps n’est possible que si les collaborateurs se disciplinent et s’organisent intelligemment, notamment en matière de réunion de travail.

Réactivité et résolution des problèmes

Face aux urgences et autres problématiques, les équipes font preuve d’une meilleure réactivité, car :

• elles se sentent davantage investies et responsabilisées,
• le travail collaboratif encourage la flexibilité et l’agilité,
• la mutualisation des savoirs et des compétences facilite le dénouement de certaines situations.

Bien-être au travail

60 % des salariés estiment que le travail collaboratif a un impact particulièrement positif sur leur motivation au travail.

Selon une étude Ipsos et Openmind Kfé

Se sentir valorisé·e dans son travail, créer du lien et de la cohésion avec ses collaborateurs, ou encore évoluer dans un environnement de confiance et de libération de la parole sont autant de conditions qui favorisent le bien-être au travail.

Or, nous sommes conscients aujourd’hui de l’impact de l’épanouissement professionnel sur la rétention des talents, ainsi que sur leur motivation et leur productivité.

Quels sont les outils de travail collaboratif ?

Nous avons vu que la notion de travail collaboratif est de plus en plus associée à celle d’outils collaboratifs.

Voyons quelques exemples de ces outils :

Les suites bureautiques partagées

🛠️ Google Docs dans la suite Google WorkSpace : les entreprises ont toujours utilisé des suites bureautiques, à l’exemple de la suite Office et de ses fameux traitements de texte Word et tableurs Excel. Mais l’émergence de solutions hébergées dans le cloud, comme Google Docs, a changé la donne en permettant aux équipes de travailler à plusieurs simultanément sur un même document.

🛠️ Interstis : cette plateforme collaborative est dédiée au secteur public et fournit toutes les fonctionnalités pour avancer sur vos projets et mieux communiquer avec vos collaborateurs (agenda collaboratif, visioconférence, messagerie, logiciel de gestion, et bien plus encore).

Les outils de partage de documents

🛠️ LockTransfer : LockTransfer permet un partage de documents parfaitement sécurisé avec un ou plusieurs destinataires. De plus, la solution permet la création d’espaces d’échanges sécurisés en mode collaboratif dans le cadre de projets à haute valeur ajoutée par exemple, ou simplement pour récupérer des documents auprès de vos tiers.

Les outils de communication

🛠️ Slack : Slack est un outil de messagerie instantanée, afin d’entretenir une communication régulière (un des prérequis au travail collaboratif), sans interrompre physiquement ses collaborateurs.

🛠️ Skype : le fameux logiciel de visioconférence permet de tenir des réunions à distance. Indispensable dans les organisations collaboratives qui encouragent la mobilité et le télétravail !

Les outils de gestion de tâches et de projet

🛠️ monday.com : ce logiciel s’est imposé parmi les leaders des outils de gestion des tâches, grâce à sa facilité de prise en main et son utilisation ludique et colorée. Ses différentes vues (diagramme de Gantt ou Kanban, par exemple) aident à suivre la réalisation des tâches et l’avancement des projets pour un suivi précis.

🛠️ Wrike : malgré sa simplicité d’utilisation, Wrike propose en plus un diagramme de Gantt et des tableaux de bord. Les collaborateurs gagnent alors en visibilité et les prises de décision stratégiques sont encouragées.

Les plateformes collaboratives

🛠 Acollab : cette plateforme collaborative “Made in France” entièrement personnalisable centralise l’ensemble de vos outils de collaboration sur une seule et même plateforme pour une gestion globale simplifiée. Grâce à des fonctionnalités intelligentes (agenda en temps réel, documents textes partagés…) et un module de gestion de projet hautement intuitif accessible par tous vos collaborateurs, vous simplifiez et enrichissez constamment votre travail commun. Le tout, à un tarif ultra compétitif avec un essai gratuit de 30 jours sans engagement.

🛠️ Atolia : Atolia est une solution pensée comme un espace collaboratif tout-en-un agile et sécurisé, qui s’organise autour de groupes de travail. Elle réunit l’essentiel pour collaborer : messagerie instantanée, vidéoconférence, partage et édition de documents, gestion de projets, partage d’agendas, etc.

🛠️ SharePlace : cette plateforme collaborative, basée sur l’intelligence artificielle, propose une expérience de collaboration simple et efficace, afin d’éviter la multiplication des outils. Grâce à son système d’invités gratuits et illimités, collaborez sur de la gestion de projet, partagez des documents ou communiquez de manière fluide avec vos clients, fournisseurs, ou partenaires.

🛠️ Wimi : Wimi est un logiciel de gestion de projet… mais pas que ! Il réunit, en plus des vues Kanban et des diagrammes de Gantt, des fonctionnalités permettant de communiquer et d’échanger directement sur la plateforme, de centraliser la documentation, ou encore d’accéder à des reportings pour savoir où chacun en est.

Les outils de gestion de mots de passe

🛠️ LastPass : parce que l’utilisation de l’ensemble de ces outils collaboratifs implique de devoir retenir un nombre important de mots de passe, une solution telle que LastPass s’impose rapidement. Elle permet à chaque collaborateur de mémoriser et de centraliser ses mots de passe professionnels (avec des fonctionnalités de SSO, mais aussi MFA), et ce de manière très ergonomique et sécurisée.

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Accompagner les équipes vers le travail collaboratif

Ne perdons pas de vue que si les avantages du travail collaboratif sont nombreux, le changement qui en découle s’avère quelquefois déstabilisant pour les salarié·es. Le glissement de leur entreprise vers ces nouveaux modes d’organisation doit donc se réaliser progressivement.

Par ailleurs, ce changement des modes opératoires va généralement de pair avec la transformation numérique. Le choix, mais surtout l’appropriation des bons outils par les équipes constitue donc une des clés de la réussite. Pourtant, selon une étude de Lecko et YouGov, seulement 5 à 15 % des employé·es utilisent régulièrement les nouvelles solutions de collaboration ; le mail reste le canal de communication privilégié.

Une stratégie d’accompagnement, tant sur la transmission des nouvelles pratiques et valeurs que sur la formation aux nouveaux outils de travail collaboratifs, doit donc être déployée. Mais les entreprises modernes ont tout à y gagner !

Article mis à jour, publié initialement en septembre 2017.