L'enregistrement comptable ? Vous en êtes capable ! Suivez les 10 étapes

Toutes les entreprises doivent effectuer l’enregistrement comptable des opérations affectant leur patrimoine et leurs activités.

Chaque écriture comptable est nécessaire pour tracer les flux de l’activité, mais également pour dresser un portrait normé, fiable et fidèle de la situation financière de l’entreprise.

Que ce soit déjà une habitude ou votre première fois, si vous êtes ici, c’est que la saisie comptable fait partie de vos missions, et que vous êtes à la recherche de conseils en comptabilité. Alors, comment faire l’enregistrement des opérations comptables ? Comment remplir le journal comptable et comment saisir une facture ?

Suivez ce guide, coécrit avec Raphael Berguig, expert-comptable et commissaire aux comptes chez Nexco !

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Enregistrement comptable : définition

Un enregistrement comptable consiste à inscrire dans votre comptabilité chaque flux entrant ou sortant de l’entreprise avec une écriture dans l’un des journaux comptables.

L’ensemble des enregistrements comptables, qui constitue la saisie comptable, sert ensuite de base pour le calcul du résultat et du bilan comptable.

Il n’existe pas d’obligation légale quant à la personne chargée d’effectuer les enregistrements comptables. S’il n’est pas forcément nécessaire d’être diplômé en comptabilité, il est quand même utile de connaître quelques notions de comptabilité.

Néanmoins, en fonction du type d’entreprise, cette mission est généralement effectuée soit par :

• le chef d’entreprise, dans le cas d’une très petite structure,
• le comptable ou le service comptabilité,
• un expert-comptable.

Comment faire l’enregistrement des opérations comptables ?

Étape 1 : récolter les pièces justificatives

Tout achat ou vente doit donner lieu à l’émission d’une facture, c’est la loi. Et lorsqu’on réalise un enregistrement en comptabilité, il faut pouvoir justifier chaque écriture en cas de contrôle par l’administration fiscale avec la pièce justificative correspondante.

En plus des factures de vente et d’achat, on distingue également :

• la facture de doit, qui est une note de crédit constatant une dette que le client a envers son fournisseur,
• et la facture d’avoir, qui est une note de crédit constatant une dette que le fournisseur a envers son client.

Ces factures permettent de rectifier les potentiels écarts entre facture et réalité, soit dans le cas d’une remise commerciale accordée a posteriori (si retard de livraison par exemple), soit dans le cas d’un retour de marchandises.

👉  Il existe tout de même quelques exceptions, ce qui n’exempte pas de présenter tout document permettant de justifier un achat ou une vente en cas de contrôle fiscal : fiche de poids, fiche de sortie, bordereau, relevés bancaires, brouillard de caisse, etc.

Le mot de l'Expert

La collecte rigoureuse des pièces justificatives est essentielle pour assurer la transparence et la vérifiabilité de chaque enregistrement comptable. Cela comprend non seulement les factures d'achats et de ventes, mais aussi d'autres documents tels que les bordereaux et relevés bancaires, essentiels en cas de contrôle fiscal.

Raphael Berguig, Expert-comptable et commissaire aux comptes chez Nexco

Étape 2 : choisir le journal

Si vous optez pour le journal unique, également appelé journal centralisateur, vous pourrez enregistrer toutes vos opérations, quelle que soit leur nature, dans le même journal. Vous y consignerez donc tout ce qui concerne les achats, les ventes, les opérations de banque ou de caisse, etc.

Mais l’option la plus couramment choisie est l’utilisation de différents journaux auxiliaires pour séparer les opérations selon leur type :

• Le journal des ventes, pour les ventes de marchandises, de produits finis, et les prestations de service.
• Le journal des achats, pour les achats de marchandises, de matières premières et certains frais généraux.
• Le journal de caisse, pour enregistrer les opérations commerciales liées à la caisse enregistreuse. Il est indispensable pour les commerces de détail et de vente au grand public.
• Le journal de banque, pour les mouvements sur votre compte bancaire. Il sera notamment utile à chaque fin de mois pour l’établissement du rapprochement bancaire.
• Le journal des opérations diverses (OD), pour les opérations qui ne sont pas liées aux ventes, aux achats ou à la trésorerie.

Le mot de l'Expert

Le choix du journal comptable influence l'organisation et l'efficacité du suivi des transactions. Utiliser des journaux spécifiques pour différentes catégories d'opérations, comme les ventes ou les achats, permet une meilleure segmentation et une analyse plus précise des activités financières.

Raphael Berguig, Expert-comptable et commissaire aux comptes chez Nexco

Étape 3 : inscrire les éléments de l’écriture comptable

Mais au fait, de quoi est composée une écriture comptable ? Il faut inscrire les éléments suivants :

• la date,
• le montant au débit,
• le montant au crédit,
• l’intitulé de l’opération,
• le numéro du compte mouvementé,
• le numéro de la pièce justificative.

Oublier un de ces éléments peut considérablement impacter votre enregistrement comptable. Pour être sûr de ne rien laisser de côté, équipez-vous d’un logiciel comptable : en plus d’automatiser votre enregistrement comptable, il vous fait gagner un temps précieux dans votre gestion comptable et administrative. 

• Indy par exemple, est le logiciel comptable de référence pour les indépendants. Ultra-simple à prendre en main et entièrement personnalisable, il se synchronise avec votre banque et analyse et classe automatiquement vos transactions dans les bons comptes comptables ; il vous assure ainsi un enregistrement comptable et un compte de résultat conforme et clair. Vous profitez également de déclarations fiscales et TVA pré-remplie et automatiquement télétransmises à votre AGA ou CGA et aux impôts, pour une clôture fiscale en un clic.
  
  
• Citons également Regate, le logiciel de gestion financière et comptable de référence pour les TPE-PME et les experts-comptables. Conçu comme un véritable cockpit financier, Regate vous permet d’automatiser votre facturation, de récupérer facilement les justificatifs et d’effectuer les rapprochements bancaires en quelques clics. 100 % intégré à votre logiciel de production habituel, Regate génère automatiquement les bonnes écritures comptables. 

Le mot de l'Expert

Chaque écriture doit clairement indiquer la date, les montants au débit et au crédit, l'intitulé de l'opération et le numéro de la pièce justificative. L'exactitude ici est essentielle pour maintenir l'intégrité de la comptabilité et faciliter les audits.

Raphael Berguig, Expert-comptable et commissaire aux comptes chez Nexco

Étape 4 : suivre les principes comptables

Enregistrer une écriture comptable est une opération relativement simple. Cependant, il y a quelques principes comptables à respecter :

1. enregistrer les opérations dans l’ordre chronologique ;
2. suivre la comptabilité en partie double, qui implique que les colonnes débit et crédit doivent s’équilibrer ;
3. utiliser l’écriture inverse pour annuler un enregistrement, puis inscrire une nouvelle écriture au besoin ;
4. chaque écriture comptable doit faire référence à une pièce justificative numérotée afin d’apporter la preuve de son existence.

Le mot de l'Expert

Respecter les principes de la comptabilité en partie double et l'enregistrement chronologique des transactions sont fondamentaux pour une comptabilité exacte et fiable. Cela garantit que tous les comptes sont équilibrés et que les enregistrements reflètent fidèlement la réalité économique de l'entreprise.

Raphael Berguig, Expert-comptable et commissaire aux comptes chez Nexco

Étape 5 : comptabiliser une facture d’achat

Comment comptabiliser une facture d’achat ?

1. Repérez les éléments suivants sur la facture : montant HT, montant de la TVA, montant TTC (et éventuellement d’autres frais type frais de port).
   
   
2. Les enregistrer dans les comptes correspondants :
   • créditer le compte Fournisseurs du montant TTC.
   • débiter le compte 4456 TVA déductible du montant de la TVA,
   • débiter le compte de charge achat (classe 6) du montant HT.
     
     
3. Puis enregistrer le mouvement bancaire correspondant lorsque la dette est payée :
   • débiter le compte 401 Fournisseurs du montant TTC,
   • créditer le compte 512 Banque du montant TTC.

Étape 6 : saisir une facture de vente

Comment faire pour saisir une facture de vente ?

1. Repérer les éléments suivants sur la facture : montant HT, montant de la TVA, montant TTC (et éventuellement d’autres frais type frais de port).
   
   
2. Les enregistrer dans les comptes correspondants :
   • débiter le compte de produit (classe 7) du montant HT,
   • débiter le compte 4457 TVA collectée du montant de la TVA,
   • créditer le compte Client du montant TTC.
     
     
3. Puis enregistrer le mouvement bancaire correspondant lorsque la dette est payée :
   • créditer le compte 411 Clients du montant TTC,
   • débiter le compte 512 Banque du montant TTC.

Étape 7 : comptabiliser un escompte

Pour que le client comptabilise un escompte obtenu d’un fournisseur, il faut :

1. débiter le compte 401 Fournisseurs,
2. créditer le compte 765 Escomptes obtenus,
3. créditer le compte 44566 TVA sur autres biens et services.

Pour que le fournisseur comptabilise un escompte accordé à un client, il faut :

1. créditer le compte 411 Client,
2. débiter le compte 665 Escomptes accordés,
3. débiter le compte 44571 TVA collectée.

Étape 8 : comptabiliser un avoir fournisseur

Faire un avoir pour corriger la différence est donc une pratique courante. Mais comment comptabiliser cet avoir fournisseur ?

En cours d’exercice comptable

Comptabilisation d’une remise

1. débiter le compte 4011 Fournisseurs - Achats de biens et de prestations de service,
2. créditer le compte 44566 TVA déductible sur autres biens et services,
3. créditer le compte 609 Rabais, ristournes et remises sur achat,
4. s’assurer en fin d’exercice que le compte 609 est soldé et que le montant a bien été transféré sur le compte d’achat.

👉  Dans le cas d’une immobilisation, il faut débiter le compte 4041 et créditer les comptes 44562 et le compte de la classe 2 concerné.

Comptabilisation d’un retour

Créditer l’avoir au compte charges débité lors de l’achat.

En clôture d’exercice comptable

Autrement dit, lorsque l’avoir sera reçu que lors du prochain exercice comptable.

Comptabilisation d’une remise ou d’un retour

1. débiter le compte 4098 Rabais, remises et ristournes à obtenir et autres avoirs encore non reçus,
2. créditer le compte 44 586 Taxe sur le chiffre d’affaires sur factures non parvenues,
3. créditer le compte de la classe 6 correspondant.

Étape 9 : comptabiliser un avoir client

Comment comptabiliser un avoir accordé à un client ?

En cours d’exercice comptable

Comptabilisation d’une remise

1. débiter le compte 709 Rabais, remises et ristournes accordées par l’entreprise,
2. débiter le compte 44571 TVA collectée,
3. créditer le compte 4111 Clients - Vente de biens ou de prestations de service,
4. s’assurer en fin d’exercice que le compte 609 est soldé et que le montant a bien été transféré sur le compte d’achat.

👉  Dans le cas d’une immobilisation, il faut débiter les comptes 775 et 4571, et créditer le compte 4111.

Comptabilisation d’un retour

Débiter le compte 672 Charges exceptionnelles sur exercices antérieurs.

En clôture d’exercice comptable

Comptabilisation d’une remise ou d’un retour

1. débiter le compte de la classe 7 correspondant,
2. débiter le compte 44587 Taxe sur le chiffre d’affaires sur factures à établir,
3. créditer le compte 4198 Rabais, remises et ristournes à accorder et autres avoir à établir.

👉  Si les comptes clients sont créditeurs à la fin de l’exercice, il convient de régulariser en débitant le compte 4111 et en créditant le compte 4197.

Étape 10 : comptabiliser l’affectation du résultat

Comptabilisation d’un résultat déficitaire

Si vous faites face à un résultat négatif à la clôture de l’exercice, il faudra reporter la perte sur l’exercice suivant en effectuant un report à nouveau.

1. débiter le compte 119 Report à nouveau débiteur,

2. créditer le compte 129 Perte de l’exercice.

Comptabilisation d’un résultat bénéficiaire

Lorsque l’entreprise génère des bénéfices à la fin de l’exercice, elle doit l’affecter :

• à la réserve légale obligatoirement (5 % des bénéfices minimum),

• aux autres réserves de manière facultative (comme la réserve statutaire par exemple),

• aux dividendes à verser aux actionnaires.

Voici comment procéder :

1. 1. débiter le compte 120 Résultat de l’exercice,
   2. créditer le compte 1061 Réserve légale,
   3. créditer (selon les cas) le compte 1068 Autres réserves,
   4. créditer (selon les cas) le compte 457 Dividendes à verser,
   5. créditer (si report à nouveau débiteur en année N-1) le compte 119 Report à nouveau débiteur.

Exemple d’un enregistrement comptable

Prenons l’exemple d’une entreprise ayant une activité d’achat-revente. Cela nous permet de constater à la fois les écritures liées à l’achat, et celles liées à la vente :

• elle achète à son fournisseur un stock de marchandises d’une valeur de 5 432,89 € HT,

• puis elle revend à ses clients chaque unité à 49,90 € TTC.

💡 Vous hésitez parfois dans quels comptes enregistrer vos charges et vos produits ? Consultez notre article dédié au plan comptable général et téléchargez notre PCG.

Écriture comptable de l’achat

Écriture comptable du mouvement bancaire correspondant à l’achat

Écriture comptable d’une vente

Écriture comptable du mouvement bancaire correspondant à la vente

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Un logiciel pour automatiser l’enregistrement comptable

Tous ces mécanismes d’écritures comptables vous semblent un peu complexes ? On vous comprend !

Alors, pourquoi ne pas utiliser un logiciel pour faciliter cette tâche fastidieuse ? En automatisant vos processus comme l’enregistrement comptable ou encore le rapprochement bancaire, vous :

• gagnez du temps,
• limitez les erreurs,
• facilitez le travail de vérification et de contrôle.

Le mot de l'Expert

L'automatisation des enregistrements comptables à travers des logiciels tels qu'Indy ou Regate simplifie la saisie des données, réduit les erreurs et augmente l'efficacité. Ces outils facilitent également la conformité fiscale et le rapprochement bancaire, rendant les clôtures mensuelles et annuelles plus fluides.

Raphael Berguig, Expert-comptable et commissaire aux comptes chez Nexco

Voici quelques exemples de logiciels :

• Dext est un logiciel de précomptabilité qui permet la collecte et la centralisation de vos factures d’achats mais aussi la conversion de toutes les données en écritures comptables, pour faciliter vos enregistrements. Il peut traiter un volume très important de factures fournisseurs et s’intègre parfaitement à votre solution de gestion comptable.
  
  
• iPaidThat est un logiciel de gestion et d’automatisation de la comptabilité, qui va vous faciliter grandement le quotidien. Grâce à l’intelligence artificielle et le machine learning, il collecte vos factures, effectue la saisie comptable et le rapprochement bancaire, le tout automatiquement. De quoi gagner en efficacité et en fiabilité avec un outil redoutablement simple à utiliser.
  
  
• Macompta.fr est une solution en ligne conçue pour les indépendants et les TPE. Dotée d’un bon rapport-qualité prix et simple d’utilisation, elle permet d’automatiser de nombreuses opérations, dont l’enregistrement comptable et le rapprochement bancaire. Très complète, la plateforme dispose de fonctionnalités avancées (édition du bilan et du compte de résultat par exemple) et prend aussi en charge la trésorerie ou encore les déclarations fiscales.
  
  
• Pennylane est un logiciel de comptabilité complet parfaitement adapté aux besoins des PME et de leurs experts-comptables. Côté enregistrement comptable, l’outil automatise au maximum vos opérations et réduit les actions manuelles. De quoi vous focaliser davantage sur les tâches à plus forte valeur ajoutée ! Mais Pennylane va plus loin en prenant en charge toute la gestion (facturation, gestion des achats, etc.) et le pilotage de la trésorerie. Ainsi, vous gagnez un temps précieux et prenez de meilleures décisions pour vos finances.
  
  

• QuickBooks va vous faire gagner du temps sur votre comptabilité ! Ce logiciel dédié aux indépendants, TPE et PME, automatise vos processus comptables : de la saisie des dépenses, au suivi du budget prévisionnel, en passant par les paiements récurrents et le rapprochement bancaire. Profitez d’un support client gratuit pour une prise en main de l’outil à son plein potentiel. 
  
  

• Sage Business Cloud Compta est un logiciel 100 % cloud adapté aux besoins des TPE et des PME. Au-delà de vous faire bénéficier de la solide expertise Sage, la solution vous permet de gagner un temps précieux. Par exemple, elle automatise la génération des écritures d’achats, de vente et de trésorerie (import de vos factures et de vos extraits bancaires) ainsi que leur contrôle et leur validation. Le tout à l’aide d’un outil modulaire et très simple d’utilisation.
  
  

• Spendesk est une solution qui centralise toute la gestion des dépenses de l’entreprise. Elle permet d’automatiser la saisie des informations, la collecte des factures, la réconciliation bancaire, et s’interface avec votre logiciel comptable, pour exporter en un clic vos données, avec la sérénité d’avoir des données fiables et tous les justificatifs associés à vos dépenses.

Découvrez aussi notre comparatif des meilleurs logiciels de comptabilité afin de trouver l’outil adapté à vos besoins et à votre budget.

Sachez qu’il est également possible d’avoir recours à un expert-comptable en ligne, une solution de gestion comptable en ligne qui inclut à la fois un outil d’automatisation et l’accompagnement personnalisé par un expert.