Le management participatif : l’essentiel pour une mise en œuvre réussie

Le management participatif, soutenu par le climat professionnel actuel où les salariés cherchent à donner du sens à leur travail et à gagner en responsabilités, monte progressivement en puissance.

En effet, s’il bouscule les codes hiérarchiques et les usages traditionnels, à l’instar du management directif, il comporte de nombreux atouts pour l’employé·e comme pour l’entreprise. Intelligence collective, productivité accrue ou bien-être au travail constituent autant de bénéfices de ce style de management.

Mais attention, pour qu’il porte ses fruits, un certain cadre doit être mis en place : il est recommandé de bien définir en amont les « règles du jeu » et de mettre l’accent sur une communication claire et régulière.

Découvrez sans plus attendre la définition du management participatif et comment le mettre en place au sein de votre entreprise !

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Management participatif : définition

Le management participatif est une technique de management caractérisée par l’implication et l’obtention du consensus des collaborateurs dans les processus décisionnels.

L’avis de chaque membre de l’équipe est donc régulièrement consulté, dans la limite des compétences et des champs d’intervention précisés en amont. Conséquence : la structure hiérarchique de l’entreprise passe d’un mode vertical à un mode horizontal.

Ceci étant, il est possible qu’une partie directive soit maintenue. Par exemple : la direction identifie et définit les objectifs à atteindre. Mais la manière de les réaliser relève de la responsabilité prédéfinie de chacun.

Voici ci-dessous un schéma reprenant les différents types de management : le management directif, le management persuasif, le management délégatif (ou management consultatif) et le management participatif.

© olivier-moch.over-blog

☝️ Notez qu’il existe également le management collaboratif. Comme son nom l’indique, il met avant tout l’accent sur la collaboration entre les différents acteurs de l’entreprise. Mais son fonctionnement peut se rapprocher de celui du management participatif.

Pourquoi choisir un management participatif ? Avantages et inconvénients

Les avantages du management participatif

Intelligence collective et responsabilité

Tout d’abord, le management participatif s’appuie sur l’intelligence collective. En ce sens, il est étroitement lié au management collaboratif cité plus haut.

L’intelligence collective permet :

• l’émergence des idées (provenant parfois de personnes qui ne se seraient jamais exprimées dans un contexte de management différent),
• la créativité,
• l’innovation.

De plus, les problèmes et les axes d’amélioration sont traités avec plus de pertinence lorsque les équipes directement impactées peuvent exprimer leur avis.

Bien-être au travail

Par ailleurs, le management participatif s’avère le mode de management préféré des salarié·es. En effet, selon une étude Qapa :

50 % des femmes et 52 % des hommes préfèrent un management ouvert et participatif.

Et pour cause, il permet d’amoindrir les tensions hiérarchiques et d’apporter aux salarié·es plus de bien-être au travail. Cela se traduit par :

• plus d’autonomie,
• plus de responsabilités,
• et une meilleure valorisation dans leur travail.

L’entreprise, quant à elle, tire de nombreux bénéfices de la qualité de vie au travail et du bien-être de ses employé·es :

• Le turn-over salarial diminue au sein des structures pratiquant ce type de management. La considération favorise le taux de rétention des talents.
   
• L’engagement au travail s’avère plus important. La production et la qualité du travail des collaborateurs s’en trouvent améliorées.
   
• L’instauration du management participatif valorise la marque employeur. Ainsi, les entreprises concernées séduisent davantage les profils recherchés que celles pratiquant un management trop directif.

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Les limites du management participatif

• Obtenir le consensus de tout le monde est chronophage.
  • Au quotidien, c’est autant de temps durant lequel l’employé·e ne se consacre pas à son cœur de métier. Lorsque la sphère décisionnelle est réduite, cela va plus vite ;
  • lors de situations d’urgence, le management participatif peut s’avérer un frein à une réactivité de mise.
     
• D’autre part, le management participatif implique plus de responsabilités pour le salarié. Par conséquent c’est à lui d’assumer les erreurs éventuelles, là où d’autres styles de management mettent la responsabilité sur son N+1. Mais gardez tout de même à l’esprit que l’erreur est aussi un bon moyen de progresser !

Quelles sont les caractéristiques du management participatif ?

Une stratégie de management participatif réussie s’appuie traditionnellement sur quatre principes fondamentaux.

Mobiliser et impliquer l’ensemble des salariés

La mise en place du management participatif ne fonctionne qu’à la condition de l’implication et de l’adhésion au projet de l’ensemble du personnel.

N’oubliez pas que ce style de management repose sur l’idée du consensus !

Favoriser le développement personnel et des compétences

Le management participatif nécessite des conditions de travail favorables, axées sur l’écoute active et la bienveillance.

Par ailleurs, l’accent est mis sur le développement des compétences de chacun·e, dans une démarche d’épanouissement professionnel et d’amélioration continue bénéfique à l’entreprise.

Déléguer et responsabiliser

Il s’agit du fondement même du management participatif, qui va de pair avec la notion d’empowerment en entreprise.

Chaque collaborateur·rice, proportionnellement à son degré de compétence et à son niveau de responsabilité, prend les décisions dans l’exécution de ses missions. Et ce sans aval d’un supérieur hiérarchique.

Il en va de même lorsqu’il s’agit de solutionner des problèmes ou de gérer des conflits (sauf, éventuellement, cas de force majeure).

☝️ Notez toutefois qu’il est aussi de bon ton de recueillir l’avis d’une personne sur un sujet qui ne la concerne pas directement : un point de vue extérieur peut se révéler pertinent !

Mettre en place des dispositifs de régulation

Pour terminer, sachez que les dispositifs de régulation et d’autocontrôle sont nécessaires. Ils soutiennent l’autonomie des équipes, et garantissent leur cohésion et leur alignement avec la stratégie globale de l’entreprise.

Si la connaissance de ces principes fondamentaux contribue à la mise en place de bonnes pratiques, il convient toutefois de voir plus en détail comment mettre en œuvre concrètement votre projet de management participatif.

Comment mettre en œuvre le management participatif ?

© colinnov

Définissez les règles du jeu et les objectifs

Tout projet de management participatif ne fonctionne que si les règles ont été clairement définies au préalable.

• Quel est le degré de décision de chaque membre du personnel ? De chaque équipe ?
• Dans quels cas de figure (urgences économiques par exemple) la direction imposera-t-elle son point de vue ?
• Quels dispositifs de régulation mettre en place ?

Ce sont des questions sur lesquelles nous vous recommandons de statuer. Et ce de préférence de manière collective, de sorte que l’ensemble de vos collaborateurs s’approprient ces nouveaux usages et se projettent plus facilement dans leurs nouvelles conditions de management.

Déterminez le rôle des managers

Ce n’est pas parce qu’il y a management participatif qu’il n’y a plus de managers.

Mais il est important que chacun d’entre eux connaisse son rôle, son périmètre d’action, ainsi que les qualités attendues.

Parmi les qualités du manager participatif, citons :

• se positionner davantage en coordinateur qu’en dirigeant ;
• déléguer et laisser les responsables gérer les conflits et la résolution de problèmes ;
• faire preuve d’écoute active ;
• accueillir avec bienveillance les retours et les idées de son équipe ;
• savoir reprendre les rênes lorsque cela s’avère nécessaire, dans la limite de son champ d’intervention.

Accompagnez progressivement les équipes vers le changement

Gardez toujours à l’esprit que le passage d’un style de management traditionnel à un style de management participatif constitue un changement radical. Cela peut se révéler déstabilisant, voire douloureux pour certain·es salarié·es.

Accompagnez donc correctement vos équipes vers ce changement :

• communiquez suffisamment sur le sujet ;
• obtenez au maximum l’adhésion des salarié·es au changement. Ne l’imposez pas brutalement (ceci va à l’encontre même du principe de management participatif !) ;
• instaurer le management participatif de manière progressive, étape par étape

Prévoyez des moments d’échange

Sans tomber dans les travers de la réunionite aigüe, le management participatif nécessite l’organisation de réunions de travail assez régulières. Celles-ci se montrent indispensables à la communication des idées, aux prises de décision et à la structuration du travail quotidien.

Mais pour coller à l’ADN du management participatif, observez certaines règles :

• Ces réunions ne doivent pas être descendantes. Voyez-les plus comme l’occasion de laisser chacun s’exprimer sur les sujets le concernant, et ce de manière équitable.
   
• Évitez l’écueil de la perte de temps. À chaque réunion les bons participants : ce n’est pas parce qu’on est dans une entreprise pratiquant le management participatif qu’il faut assister à toutes les réunions ! Utilisez par exemple la méthode du CRI, en sélectionnant des protagonistes :
  • Compétents sur le sujet,
  • Responsables par rapport au sujet,
  • Intéressés au sujet.
     
• Dans le même ordre d’idée, n’organisez des réunions qu’en cas de stricte nécessité, lorsque certains sujets doivent être débattus et que les autres modes de communication (mail, chat, etc.) sont insuffisants.
   
• Le risque avec les réunions participatives, c’est de voir certaines personnalités s’effacer, ou bien suivre l’opinion collective par conformisme. Pour vous assurer de ne manquer aucune bonne idée, instaurez la Réflexion individuelle préalable silencieuse (ou RIPS), puis échangez sur vos trouvailles.
   
• Enfin, nous vous suggérons de renforcer la collaboration en répartissant les tâches lors de la réunion : un tel anime, tandis qu’un autre se charge de la prise de notes par exemple.

Mettez continuellement l’accent sur la communication

Tout d’abord, nous avons vu à quel point la communication se révèle indispensable pour obtenir l’adhésion des équipes quant aux principes, objectifs et contours du management participatif.

Ensuite, au quotidien, assurez-vous de la bonne circulation des informations et des données. Nous verrons plus bas que certains outils collaboratifs ont été développés en ce sens.

Instaurez une culture du feedback

Nous l’avons vu, bien-être au travail et développement personnel font partie intégrante du management participatif.

C’est pourquoi nous vous conseillons de développer une culture du feedback dans votre entreprise. Ce procédé apporte deux avantages majeurs :

• vous donnez le sentiment aux salariés d’être écoutés et considérés,
• vous identifiez les points forts sur lesquels vous appuyer et ceux à améliorer.

Bien sûr, la récolte des feedback n’a de sens que si des actions concrètes et collaboratives sont mises en place par la suite.

Réajustez au besoin les processus

Enfin, considérez que le management participatif est une démarche qui s’inscrit dans la durée.

Par conséquent, il arrive que les processus adoptés nécessitent des réajustements, en fonction des besoins qui ont émergé et de l’expérimentation.

Les outils du management participatif

Le désilotage et l’organisation horizontale inhérents au management participatif induisent le risque d’un manque de cohésion entre les équipes et les individus, et d’alignement avec la stratégie globale.

Comment s’y prend-on pour faire émerger les idées de manière collective, obtenir le consensus, mener de concert différents projets ?

Fort heureusement nombre d’outils existent, qu’il s’agisse de techniques ou de logiciels.

Évidemment, le choix de ces outils varie en fonction des organisations. Nous en avons sélectionné certains d’entre eux, représentatifs à nos yeux de ce qui peut s’avérer le plus utile dans la mise en place de votre management participatif.

Les techniques du management participatif

Le cercle de qualité

Le cercle de qualité consiste à réunir un petit groupe de personnes (trois à dix environ) appartenant au même service ou se retrouvant autour d’objectifs et intérêts communs.

Correctement animée par un modérateur, le but de cette rencontre est de résoudre des problématiques précises et de faire émerger de nouvelles idées… grâce au brainstorming par exemple !

Le brainstorming

Pouvant être traduit par « remue-méninges », le brainstorming est une technique collaborative et créative visant à résoudre des problèmes, travailler sur des projets et/ou améliorer des processus.

Couramment utilisé dans le monde de l’entreprise, son principe réside en la génération spontanée d’idées sur un sujet précis, dans le respect de certaines règles :

• ne pas critiquer les idées émises,
• ne pas limiter la créativité,
• rebondir sur les idées des autres.

Les trouvailles sont ensuite organisées et hiérarchisées pour servir l’objectif initial.

La boîte à idées

La boîte à idées, à l’instar du brainstorming, sert au recueil des suggestions de l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. À la différence que celle-ci est anonyme (les personnalités plus réservées s’expriment alors davantage) et ne repose pas sur le traitement d’un sujet précis.

Bien sûr, les idées doivent là aussi être traitées par la suite.

La communication non violente

Créée par le psychologue américain Marshall Rosenberg, la communication non violente (ou CNV) cherche à améliorer le dialogue et à laisser la créativité s’exprimer. Elle est particulièrement utile en management participatif pour régler les conflits et nouer un dialogue équitable.

La communication non violente repose sur quatre principes :

• l’observation : observez sans jugement de valeur la situation ;
• le sentiment : exprimez vos sentiments suscités par cette situation ;
• le besoin : identifiez vos besoins non satisfaits afin de mettre en œuvre des améliorations ;
• la demande : exprimez ces besoins de manière positive et précise.

© Mignovillard.fr

Les logiciels du management participatif

Les logiciels de gestion de projet

Travailler en mode participatif implique que chaque équipe et chaque individu investissent pleinement le ou les projets qui lui sont propres.

Par conséquent, un logiciel de gestion de projet s’avère indispensable pour que chacun :

• repère plus facilement les tâches à réaliser,
• organise son temps de travail,
• suive facilement l’avancement de son ou ses projets,
• identifie les interactions avec les missions des autres collaborateurs,
• centralise l’information.

Les sphères décisionnelles apprécient également les logiciels de gestion de projets : ils offrent une vision globale des avancées de l’entreprise, grâce notamment à outils de pilotage, comme des tableaux de bord.

Les plateformes collaboratives et outils de communication

La bonne collaboration dans le travail est un des piliers de la réussite du management participatif. Mais elle n’est rendue possible que grâce à des outils dédiés, à l’instar des plateformes collaboratives.

Partage et stockage de documents et d’informations, communication, gestion des tâches et des plannings, entre autres, se révèlent autant de fonctionnalités bénéfiques que ce type de solutions propose, à l’image de Netframe.co. Les managers fédèrent leurs collaborateurs autour des projets et des documents, et structurent leurs équipes grâce aux groupes de travail.

Dans la même veine, nous avons souligné que la réussite de votre management découle d’une communication optimisée. De ce fait, et parce que l’échange de mail s’avère chronophage et fastidieux, pensez aux outils de communication interne.

Les logiciels de réunion

Nous avons vu précédemment en quoi l’organisation de réunions de travail pertinentes et bien menées assure en grande partie le succès de votre projet de management participatif.

Mais ne s’improvise pas la reine ou le roi de la réunion qui veut !

Ce savoir-faire nécessite la considération de nombreux paramètres. Un logiciel de réunion les prend en compte.

Grâce à ce type d’outils :

• suivez aisément votre ordre du jour,
• prenez des notes,
• assurez un meilleur suivi des idées,
• élaborez un compte-rendu,
• gérez facilement les temps de parole, etc.

Les logiciels de reconnaissance et de bien-être des employés

Pour finir, rappelez-vous que le management participatif ne fonctionne que dans un cadre de travail agréable et bienveillant.

C’est pourquoi nous vous recommandons l’usage de logiciels de reconnaissance ou de bien-être des employés, notamment pour encourager la culture du feedback évoquée plus haut et pour prendre la température du ressenti dans l’entreprise de manière générale.

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Une implantation organisée et progressive

Au final il n’existe pas un management participatif, mais des managements participatifs.

Cette technique managériale revêt toujours différentes formes, en fonction des types d’entreprises, de leur taille, mais aussi du degré de maturité quant à sa structuration. Chaque organisation utilise ses propres outils et techniques et définit ses règles.

Mais une chose reste certaine, les exemples de réussite du management participatif ont ceci en commun : l’implantation a été organisée et progressive.

Et vous, quel style de management avez-vous adopté dans votre entreprise ? Faites-nous part de vos retours d’expérience en commentaires.

Article mis à jour, initialement publié en février 2020.