Comment faire sa comptabilité en ligne ? Conseils et logiciels

Faire sa comptabilité en ligne : n’y voyez pas là une contradiction. La comptabilité est également concernée par la transformation numérique des entreprises. En bref, il s’agit de moderniser la tenue de comptes d’une entreprise grâce à un logiciel de comptabilité en ligne.

Pourquoi faire sa comptabilité en ligne ? Pour l’automatiser, la simplifier, et in fine, gagner du temps !

Comment faire sa comptabilité en ligne ? C’est la question à laquelle répond cet article : conseils, choix de logiciel et sélections d’outils comptables.

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Qu’est-ce que la comptabilité en ligne ?

Définition

La comptabilité en ligne prend une place grandissante sur le marché du logiciel. Il s’agit simplement d’un outil permettant la tenue comptable d’une entreprise en ligne, en mode SaaS. Autrement dit, vous n’avez pas besoin d’installer un logiciel de comptabilité sur votre ordinateur, en local. Il suffit d’une connexion à internet pour y avoir accès.

Les fonctionnalités principales d’un logiciel de comptabilité en ligne

Un outil de comptabilité en ligne vous permet :

• de créer et de paramétrer votre plan comptable général,
• de créer des journaux,
• de saisir vos enregistrements comptables (débit et crédit),
• de suivre votre trésorerie,
• de centraliser toutes vos écritures,
• d’opérer le rapprochement bancaire avec vos comptes,
• de gérer votre facturation, etc.

La comptabilité en ligne, idéale pour les petites entreprises

Ces solutions de gestion comptable sont particulièrement appréciées par les auto-entrepreneurs et les TPE pour plusieurs raisons :

• elles sont peu chères. Des solutions gratuites peuvent même suffire à des indépendants, car leur périmètre est réduit ;
• elles sont très simples d’utilisation et ne nécessitent pas forcément de détenir un diplôme de comptabilité pour les utiliser ;
• elles sont accessibles en mobilité, à tout moment, ce qui est très appréciable pour les entrepreneurs souvent en déplacement ;
• elles permettent de bénéficier d’un reporting simple et clair ;
• elles facilitent la communication avec votre expert-comptable.

Les avantages de la comptabilité en ligne

Utiliser un logiciel en ligne pour tenir sa comptabilité présente de nombreux intérêts, que ce soit pour les DAF, les experts-comptables, cabinets comptables ou les entrepreneurs.

Gagnez du temps

Oubliez les saisies incessantes qu’exige une comptabilité dans Excel, par exemple. Vos données sont enregistrées et l’outil automatise les tâches. Vous n’avez pas à saisir à nouveau toutes vos données à chaque nouvel exercice.

Écartez le risque d’erreurs

Moins de saisie veut aussi dire risque d’erreurs moindre. Vous vous débarrassez de toutes ces microtâches chronophages qui augmentent le risque d’irrégularités dans vos comptes. Les copier-coller et saisies manuelles, par exemple, ne seront plus que de lointains souvenirs.

Sécurisez vos données

Les solutions de comptabilité en ligne garantissent les meilleurs niveaux de sécurité pour vos données. Vous pouvez continuer vos activités comptables de manière simplifiée grâce à une solution SaaS, sans avoir à vous soucier de la question de la sécurité.

Assurez la conformité de votre comptabilité

Les logiciels comptables intègrent la réglementation en vigueur et vous permettent de travailler sans jamais sortir du cadre de la loi. C’est notamment le cas de la loi anti-fraude entrée en vigueur au 1er janvier 2018.

Comment tenir sa comptabilité en ligne ?

Étape n° 1 : anticipez votre gestion comptable

La comptabilité impose de respecter des échéances, ainsi que la nomenclature de comptes du Plan comptable général (PCG). Vos comptes financiers, comptes de résultat, bilans ou encore rapports doivent suivre des règles comptables précises.

Si la comptabilité n’est pas votre domaine de prédilection, n’attendez pas le dernier moment pour vous pencher sur la question, au risque de vous retrouver en mauvaise posture vis-à-vis de l’administration fiscale.

Étape n° 2 : déterminez vos besoins pour choisir le bon logiciel comptable

Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins ; cela est valable également au sujet des outils qu’elles utilisent. Leur taille ou leur secteur d’activité sont deux facteurs déterminants.

💡 Plus loin dans l’article, nous proposons une liste de questions auxquelles répondre pour affiner votre recherche et trouver le logiciel qui vous correspond le mieux.

Étape n° 3 : adoptez un logiciel qui s’adapte à votre entreprise

Certains logiciels comptables sont conçus spécifiquement pour répondre aux problématiques des petites entreprises ou des indépendants. Ils peuvent également s’adapter à votre métier pour prendre en compte des cas particuliers.

Les besoins de mobilité et de collaboration peuvent être déterminants pour choisir l’outil qui vous aidera au mieux.

Étape n° 4 : paramétrer et personnaliser votre logiciel de comptabilité en ligne

Pour en faire la meilleure utilisation, votre logiciel de comptabilité en ligne doit répondre à vos attentes. Non seulement au niveau des fonctionnalités choisies, mais aussi au niveau de l’interface :

• renseignez tous les champs relatifs à votre entreprise : dénomination sociale, forme juridique, numéro de SIRET, date d’ouverture et de clôture de l’exercice comptable, régime fiscal, etc.
• définissez votre plan comptable et personnalisez vos comptes comptables,
• définissez et personnalisez vos comptes auxiliaires,
• paramétrez les journaux comptables tels que le journal des achats et le journal des ventes,
• choisissez votre mode de saisie : saisie au kilomètre, saisie classique, saisie assistée et pré-paramétrée, et gagnez du temps,
• si l’outil le permet, paramétrez l’interface pour, par exemple, avoir accès à des tableaux de bord personnalisés sur votre page d’accueil et avoir une visibilité claire sur vos comptes et votre trésorerie à chaque connexion,
• créez des profils utilisateurs en adaptant les droits d’accès (lecture, écriture, commentaire), si besoin.

Étape n° 5 : partager vos données comptables avec votre expert-comptable… ou pas

Les entreprises ont la possibilité d’opter pour l’externalisation de la comptabilité auprès d’un expert-comptable. Cette démarche n’est cependant pas obligatoire.

Pour alléger ce poste de dépense, la comptabilité en ligne apparaît comme une solution idéale pour les entrepreneurs et les petites entreprises pour éviter le poste de dépenses que représente un cabinet d’expertise-comptable :

• vous gérez votre comptabilité de manière autonome dans un outil en ligne ;
• vous ne faites appel à un expert-comptable que pour présenter vos comptes annuels.

👉 L’expert-comptable intervient alors davantage dans un rôle de consultant pour vous conseiller sur des questions fiscales, comptables ou encore stratégiques.

Les logiciels de comptabilité en ligne permettent de donner un accès direct à votre expert-comptable pour faciliter la communication et les échanges d’informations et de documents.

Comment choisir le bon logiciel comptable conforme à vos besoins ?

Pour vous aider à faire le bon choix, posez-vous ces questions :

• de quelles fonctionnalités ai-je besoin ?
  • uniquement la comptabilité analytique,
  • la gestion des devis et facture,
  • la gestion des notes de frais,
  • la gestion de la trésorerie,
  • l’édition des comptes annuels, du bilan, du compte de résultat, etc.
• quel est le statut de mon entreprise ? Les auto entrepreneurs et les associations ayant des obligations comptables différentes, par exemple.
• quel est mon budget ?
• combien d’utilisateurs utilisent le programme comptable ?
• ai-je besoin que mon logiciel comptable s’interconnecte avec les autres outils (facturation, CRM, SIRH, ERP, etc.) ?
• dois-je pouvoir donner un accès à mon expert-comptable ?

Quelle solution de comptabilité en ligne est adaptée à vos besoins ?

Logiciels de comptabilité en ligne gratuits

• Azopio simplifie la gestion des documents comptables : il vous permet d’importer, de trier et de classer vos documents comptables pour mettre de l’ordre dans votre comptabilité. La dématérialisation des documents devient facile.
• Compta.com propose toutes les fonctionnalités comptables nécessaires à la gestion de votre entreprise : éditions comptables avec exports possibles en plusieurs formats, saisie rapide, historisation des données, import et export du grand livre, etc.
• Kiwili est une solution de gestion 100 % en ligne pour gérer votre activité, dont la comptabilité : ajout de dépenses (uniques et récurrentes), suivi des revenus et dépenses, suivi des échéances et liquidités, administration des postes de dépenses, devis et facture, etc.

Programmes de comptabilité en ligne professionnels

• iPaidThat collecte automatiquement vos factures directement dans votre boîte email et sur les sites web de vos fournisseurs, puis en extrait les données (date, montant, TVA, etc.), opère le rapprochement bancaire grâce à la synchronisation avec votre compte, identifie les factures non réglées ou les transactions dont il manque le document.
• Itool Compta est un logiciel de gestion et de comptabilité en ligne qui offre des fonctionnalités de comptabilité générale (suivi des dépenses et recettes, budget en temps réel, etc.), de gestion des devis et factures, et de calcul de liasse fiscale.
• Numm est un outil comptable compatible avec Salesforce qui gère : la saisie comptable, le rapprochement bancaire, le prévisionnel grâce à des tableaux de bord, la gestion de la trésorerie et des immobilisations, etc.

Outils comptables pour auto-entrepreneurs et indépendants

Vous être indépendant et recherchez un logiciel en ligne pas cher, voir gratuit, pour vous assister dans votre tenue comptable ? Voici deux alternatives à Zefyr :

• Clic & Tag prend en charge la comptabilité, la facturation, des tableaux de bord et des statistiques pour suivre les finances de votre entreprise.
• Indy supprime la saisie manuelle, se synchronise à votre banque et classe automatiquement vos écritures bancaires dans les comptes comptables adéquats ; pour les professionnels en libéral au régime BNC.

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Logiciel ou expert-comptable en ligne ?

Entre un logiciel comptable en ligne et une externalisation de la comptabilité auprès d’un expert-comptable, votre cœur balance encore ? Pourquoi ne pas couper la poire en deux et opter pour un expert-comptable en ligne ?

Ce service, à mi-chemin entre le logiciel et le conseil, simplifie l’automatisation de la comptabilité à moindres frais.